【新业务搭建】竞争情报业务规划及体系构建的思考——By Team

竞争情报业务规划、体系构建

一、竞争情报业务定位——“做什么”

一）业务愿景、目标和原则

愿景：将情报工作融入到公司各个业务中，成为业务活动的灯塔

目标：直接支撑标杆学习（间接支撑三大战略）、直接支持决策、危机预警

原则：快速响应、精确检索、合理分析

二）核心业务能力

为了完成既定的业务目标，组织应该具备必要的业务能力。根据我司的竞争情报的目标定位，应该具备以下几项业务能力：

1 提供标杆：1）根据需求进行专题标杆检索，即基于特定目的而寻找最合适的外部标杆提供给需求方；2）在其他情报活动过程中也应注意保存可以作为公司的竞争标杆、功能标杆、流程标杆等外部标杆的有价值的外部资料。

（注：竞争情报业务只负责部分标杆来源，作为标杆学习的重要支撑，而并不直接涉及标杆管理及组织学习，这便是其与标杆管理、知识管理的边界）

2 专题调研：以专题调研的形式满足特定要求解决特定问题，如分析重大突发事件的影响、技术追踪、竞争对手分析、产业链现状等等，将分析结果及建议以专题调研报告的形式传递给需求方，为高层管理人员在各个方面的战略决策和中层管理人员的战术决策提供咨询服务[1]；

3 竞争环境监测：对竞争技术和产品趋势、竞争对手动向、行业动态、政策法律法规变化进行日常性监测，重要预警信息及时推送给相关方；并定期制作周报或月报等情报简报向决策层汇报，形成完整的危机预警及竞争环境监测机制；

4信息资源管理：为了满足三大主要情报业务目标，情报活动过程中会得到很多有价值的信息，他们是提高公司业务能力的宝贵资源，应该以规范性文件的形式在内部数据库中被合理分类并归档管理，以便未来的检索和再利用。

5竞争情报工具管理：竞争情报业务要顺利开展，离不开各种工具的支持，包括情报检索工具、分析工具、数据库管理工具、管理工具等等。这些工具可能是以软硬件安装的形式使用，也可能以网络数据库账号密码在线使用。

6竞争情报意识宣贯和能力培训：1）让每个企业员工都具有基本的情报意识和反情报意识；2）全员掌握基础情报能力，专职和兼职情报人员应该具备与其业务相对应的情报能力。

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[1] 所谓咨询服务，广义上讲就是为解决问题提供帮助。

三）业务活动

根据IBM的“组件化业务模型（CBM）”，组织的业务能力是由一系列相互独立的业务组件组合而成，而业务组件又可以分解为若干个二级业务活动。现参照该模型，将竞争情报业务作为一个整体，将单个业务活动作为业务组件，根据公司本身的特点以及情报业务特性，将业务活动按照地图的形式对应在不同的业务能力之下，按照不同的责任级别排列组织这些用于实现这些业务能力的主要业务活动。如下图所示：

各环节业务活动概要：

1 提供标杆

1.1标杆需求规划：将标杆检索作为一项日常情报业务来进行需求规划，从公司整体战略和业务需求出发进行中长期的检索方向规划；

1.2专题检索方向规划：对专项标杆检索进行范围划定，如文件发布年份、发布机构（政府、咨询机构、标准组织等）、文件类型（标准、论文、新闻等）等等。通常由项目负责人与需求方共同商议确定；

1.3标杆要求制定：标杆文档规范化处理规则；

1.4 情报采集：通用环节，所有情报业务都需要经过这一环节；

1.5 制作情报产品[1]——重点标注：对标杆文档进行规范化处理，包括重点内容标黄，必要的备注等；

1.6 提供情报服务[2]——提交标杆文档：将规范化的标杆文档提交给标杆需求方，同时应存入内部数据库适当目录下。

2 专题调研

  2.1 决策支撑策略：制定决策支撑策略，规定哪些决策必须有情报支撑，哪些决策可以需求情报协助，哪些决策无需情报支撑；

2.2 报告模板制定：专题调研报告规范化制作；

2.3 项目规划：将专题调研视为一个小型项目，进行项目规划。包括与需求方进行沟通以充分理解需求；进行初步的可行性分析；在现在数据库中进行预检索；规划数据收集渠道规划；制定数据过滤规则；确定主要分析方法等；

2.4 制作情报产品——调研报告：通过合理的情报分析方法得到对事实的基本认识，形成调研报告；

2.5情报服务——行动建议：结合需要解决问题将基本认识升华为决策建议或者行动建议，行动建议通常附在调研报告的最后。

3 竞争环境监测

   3.1监测目标规划：确定对竞争环境中哪些因素进行监控，以及重视程度；

   3.2 简报模板：根据一定的模板规范化处理监测过程中得到的原始信息；

3.3 简报审核：由于简报通常直接呈递给高层领导，因此在简报发出前应由团队负责人对简报内容进行初步审核；

3.4 情报服务——信息推送：主动将监测信息和简报推送给合适的接受者

4信息资源管理:

   4.1 内部数据库[3]规划: 平台规划、功能规划、内容规划；任命数据库管理人员‘文件组织形式、逻辑结构和物理结构规划；

4.2 内部数据库权限控制: 按角色控制其存入\修改\删除\阅读\下载等权限；

4.3 文件编号及命名规则：制定合理的编号、命名规则，方便存档及日后检索；

4.4 规范存档：文档提交人应该按照命名及格式要求进行规范化，并且按照文件的类型按要求存入合适的数据库物理目录中；适当的检查和验收环节；

4.5 内部数据库检索服务：对于没有下载权限的同事，提供其所需要的文件。

5 工具管理

5.1工具规划：规划、调研开展竞争情报业务所需要的专业工具等等；

5.2联机数据库资源管理：联机数据库是指如百度文库、万网、知网等网络数据库资源，以及外文文献数据库等；这些应该合理规划所需数据库资源，并在获取后由专人维护和管理账号密码，控制使用人员范围；

5.3 IT平台搭建：包括按照规划进行工具选型、规划试运行进度、提供试运行反馈；

5.4联机数据库资源获取： 联机数据库中的大部分文件不能免费下载，需要注册账号、购买会员服务或者付费下载；

5.5 联机数据库检索服务：对于不掌握联机数据库资源的同事，帮助其查找并下载所需要的外部文库中的文档。

6 宣贯和培训

6.1 规划：统筹规划以确定宣贯和培训的周期、对象、主题、形式、负责人员等等；

6.2 宣贯材料和培训文件：由情报团队负责编制宣贯材料和培训文件；

6.3情报意识宣贯：落实宣贯计划，实现全员情报的战略；

6.4信息安全意识宣贯：落实反情报意识宣贯，防止重要商业情报被利用；

6.5 情报业务能力培训：专职情报团队应该对子情报小组的成员进行情报采集手段、分析方法、专业工具和资源使用等进行培训。

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[1] 情报产品指的是利用竞争情报资源经过信息采集和分析等得出的含有智力因素的成果。

[2] 提供情报服务是指将情报产品以合理的方式及时传递给决策者。

[3]数据库的定义：按一定方式组织起来的逻辑相关的文件集合形成数据库，包含所有竞争情报活动的过程文件以及最终的情报产品。

四）业务输出

1、情报产品：以企业内外部信息为原料，由人的智能为主导制作的信息产品。根据竞争情报业务目标和服务对象不同而呈现出不同形式，即标杆文档、专题调研报告、竞争环境监测简报。这三类情报产品根据内容侧重不同还可以细分如下：

² 标杆文档：竞争标杆、功能标杆、流程标杆；

² 专题调研报告：重大事件跟踪、历史事件调查等其他类型，以及竞争对手与合作公司档案、竞争技术与基础技术档案；

² 竞争环境监测简报：重要预警信息通讯；竞争环境监测简报。

2、情报服务：利用企业情报系统的各项资源满足用户需求的过程，主要表现为把情报产品传递给用户。

²  咨询服务：为公司的战略决策提供情报支撑，为公司的技术研发、IP授权等业务提供业务情报；

文件检索^[1]服务：帮助没有权限的同事在内部数据库以及外部联机数据库中搜索并下载其业务所需文件；包含两种情况：明确提供文件名称；未明确文件名称，仅要求某类文件。

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[1] 检索是指从文献资料、网络信息等信息集合中查找到自己需要的信息或资料的过程，既包含了检查和索取（下载）两个过程。

二、竞争情报组织结构——“谁来做”

一）建立专门的竞争情报团队

目前，很多大型企业或企业集团内都设有专门的科技情报部门，但是中小企业很少设立专门的竞争情报部门，造成这种现状的原因是：中小企业主观上对于竞争情报不够重视；客观上人力物力资源不足够。为了完成我司塑造学习型组织的目标，顺利落地实施基于标杆学习的三大战略，在目前没有足够资源组建专门竞争情报部门的情况下，我司应组建专门的竞争情报团队。

二）组织设置模式

在规划竞争情报业务的时，必须考虑到情报团队在公司组织架构中的位置和存在形式，即情报团队的组织设置模式。当前常见的竞争情报组织模式有独立式、分散式、集中式[1]、重点式[2]、任务团队方式等。结合西电捷通对竞争情报团队的定位，以及目前公司组织架构设置方式，建议我司采取重点式与分散式相结合（见下图1）的设置模式，专职情报团队建立在战略与市场部，各职能部门的子情报小组是在部门内挑选后组成的兼职团队。

图：重点式+分散式（推荐方式）

三）组织构成和职能

专职情报团队构成：团队负责人、信息采集员、信息分析员、信息管理员

职能：从企业整体角度考虑，支撑全公司的标杆需求、支持公司战略决策和部门重要的战术决策、公司所处生态环境检测、信息管理、IT资源管理、竞争情报教育和培训、对兼职的子情报小组成员提供帮助和指导。

兼职子情报小组：组长、信息采集员、信息分析员（均兼职）

职能：从部门角度考虑，支撑本部门的标杆需求、支持部门战术决策。

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[1] 设立一个独立的情报中心，企业内外的信息搜集、处理和分析等均由情报中心统筹。

[2] 将接触竞争情报最频繁的重点职能部门作为竞争情报系统的核心，竞争情报部门设置在那些具有较强的情报搜集和分析特色的部门里。

三、竞争情报工作体系构建——“怎么做”（执行计划）

企业竞争情报工作需要一个由多种要素和资源构成的工作体系来保障。这其中包含很多细节需要逐步一一确定，此处只列出一个大体的框架和执行技术，具体问题将在其他二级文件中进一步确定。

第一项：筹备所需资源

团队组建：信息采集员、信息分析员、信息管理员、资源管理员；

IT平台搭建：搜索引擎、网络爬虫、国际互联网入口；知识挖掘、统计分析、数据库管理等专业软件；网络通讯平台（内网），情报传播平台等。

第二项：确立竞争情报工作制度

竞争情报工作制度是情报业务人员在进行竞争情报工作时必须遵守的规则和规范。主要包括：【保密制度】保密范围及密级确定、保密措施、责任等；【情报评估制度】评估者、评估方式、评估结果影响范围；【数据库权限管理制度】数据库上传权限、读取权限；【竞争情报资源使用】账号密码保管制度、使用权限划分等。

第三项：建立竞争情报工作流程体系

【标杆检索流程】

【专题调研流程】

【环境监测流程】

【信息管理流程】

【资源使用流程】

【情报宣贯和培训流程】

【情报服务工作流程】

第四项：制定文件模板

【文件编号、命名要求】：文件分类、文件编号规则、命名原则等；

【专题调研报告模板】：报告类型、需解决问题、调研思路、调研得出的事实、总结和分析、行动建议；

【重要预警信息模板】：主题、关键词、摘要、链接、我司关注要点；

【竞争环境监测简报模板】：监测对象、要点总结、下阶段监测意见、反馈栏；

【竞争技术档案模板】：技术简介、竞争技术演进历史，标准制定过程；相关组织；目前的产业链现状、应用情况、市场占比；存在的主要安全缺陷。