「方案背景」企业管理标准化演进之路

企业的成长离不开标准化,企业的可持续发展更离不开标准化。随着市场竞争的日趋激烈,标准化已经成为企业参与市场竞争的战略性手段,也成为企业可持续发展的重要手段。聚焦到采购管理,标准化一直都是难点和重点,降本增效和阳光透明的改进成为了迫切需求。

K2采购端到端流程解决方案(Purchasing to Payment Solution),是以采购管理、预算控制、费用支付为关注点的BPM端到端业务流程解决方案,帮助企业快速提高采购效率,提升采购活动的透明公开,打通数据壁垒,形成完整的精益化采购供应链闭环。

细数「业务挑战」

- 企业信息化手段利用率低,依赖线下流程;

- 采购执行周期过长,效率低下;

- 采购过程不够透明公开,难追溯;

- 集团与分子公司间采购管理需求存在差异,沟通成本较高;

- 存在数据壁垒与信息孤岛,难以直接开展管理、决策与分析。

「解决方案」K2 BPM激活合规采购新动能

现如今的采购管理不再停留在简单的采买,已经进入到了供应链管理阶段。K2以端到端业务流程管理方式贯穿整个采购流程,追求采购流程的敏捷性和规范性的平衡,为客户构建基于智能流程平台的插件式扩展流程应用,同时无缝集成正在使用的ERP系统,保持数据标准的一致性与可用性。

方案在物料信息、供应商管理、采购需求、采购计划、采购执行、预算与支付、库存等多个领域交叉协同,巧妙整合打通为一个连接的、集中的、透明的、清晰的BPM解决方案。

「亮点功能」知多少

业务状态联动

业务与业务、部门和部门之间的数据与业务状态打通。例如采购申请(PR)名称与采购订单(PO)状态的整合,PO单号和收货状态的同步、支付信息和PO单号的融合。

灵活的审批矩阵

由于大型企业母子公司等组织实体之间的流程管理存在差异性,将全部审批流程的运维盲目放在某一地的IT部门导致沟通成本过大,应对变化的负担较重。K2基于“统一管控、分级授权”的原则,利用平台的审批矩阵功能求同存异,赋予分子组织单位自由定义差异流程的审批路径权限,采购审批更灵活变通。

预算一体化联动

采购申请(PR)、采购订单(PO)和预算主数据的深度关联。当PR/PO生成、撤回、关闭时,原本的预算主数据也会实时相应的扣除或差值返还。

支付计划结构化

采购订单(PO)申请与支付计划充分绑定,用以提醒自己和财务,加强PO支付的效率。支持动态业务阶段的时间设定,联动支付流程、让采购和每笔支付一目了然。

发票自动化采集、验真、认证

通过光学字符识别(OCR)技术采集发票票面信息,关联外部接口自动校验发票真伪,自动填写发票信息到指定系统。解决了人工筛选及核对,工作重复。

多维度费用分摊

包括按品牌分摊、人数分摊、区域面积分摊、历史数据分摊、实际用量等多种分摊方式。

自动生成记账凭证

根据费用分摊后的信息,按照费用类型自动合并、计算,生成凭证,财务二次确认后最终可导入至ERP中。

其他   

- 利用扫描枪进行规范收货;

- 多维度报告,包括应付款明细报表,确认付款明细报表;

- 可视化流程视图,全过程透明;

- PR的灵活拆并单;

- 简易三单匹配:采购/发票/收货/供应商信息自动带出;

- 支付清单审批:从ERP获取支付信息,生成支付清单用以审批;

- 深度集成后,流程控制点及平台功能在设计上就支持业务执行的可逆向操作,避免僵化。

完成采购目标期许,迸发标准化「价值」

过程透明

PR、PO、预算、支付的全面联动,从采购申请到收货领用全过程透明可查。

降低成本

提高企业采购议价能力,降低采购成本,消除组织实体之间的沟通成本与运维成本。

提高效率

全面解除对于纸质化流程的依赖,优化了采购执行效率和支付效率。通过新技术的引入,大大提高自动化处理能力,尤其大幅减轻财务人员的工作量。

统一管理

在一个平台上统一管控原本零散的物料、订单与供应商信息,以信息化手段助推采购质量与风险控制。

移动审批

在企业微信或门户app上进行采购等应用的移动审批,搜索与查阅全局采购信息。

灵活扩展

无缝集成常用ERP软件,打通系统间数据壁垒,注重流程敏捷性和业务规范性。

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