Excel与Word套打功能使用技巧及EXCEL数据处理成绩
Excel与Word套打功能使用技巧
婚礼邀请友人参加,就需要写请柬。而且写请柬不但要求字写得端正,还不能有错别字,再加上邀请的朋友多,写请柬就是一个劳累活。这时我们利用Word的套打功能,就会让写请柬的事情变得轻松加愉快了。下面,就让Word帮我们写请柬吧。
Step1:先用直尺测量一下原始请柬大小为36cm×25cm。打开Photoshop(其他的软件也行,只要能扫描成图片即可),用最低的分辨率将请柬上要填写内容的那半部分扫描成qj.jpg文档,然后在Photoshop中将qj.jpg文档扩成36cm×25cm。
Step2:打开Word2003,新建Word文档,在“文件→页面设置”中,设置页面大小为25cm×36cm,边距均为2cm,方向选择“横向”(如图)。
注意事项:页面设置中一定要这么设,否则A3的打印机是无法纵向打印的。
Step3:在“格式→背景→填充效果→图片→选择图片”中选择第一步扫描的图片文档qj.jpg作为背景。本步注意事项:页面显示必须为100%,如果不是,背景显示将会错位,影响到后面的对位。
Step4:在“文件→页面设置”中,调整左边页边距为19.5cm,然后插入一个15行15列的表格。这时可以根据背景请柬中的实际位置,对表格各单元格的大小进行设置及合并。如果表格列数及行数不够或有多余,直接进行增加或删除即可,设置完后,选择整张表格,在“表格属性→表格→边框和底纹→边框”中,将表格边框设为无。本步需要注意的是:调整表格各档大小时,遵循的顺序是从左上至右下,统筹安排,最后再合并单元格。
Step5:在调整好的表格中,填入要填的内容,设置好字体及大小。如果熟练的话,这步可以与上面调整表格同时进行。本步需要注意的是,对表格填入的内容要有充分的估计,如果填入的内容过多的话,可能会改变表格的大小。还有一点需要说明的是,表格的总大小最好调为刚好一页,这样的话,有利于后面批量打印。
Step6:用Excel建一文档,将请柬中有变化的数据做成列。本例中,有变化的地方只有呈请的对象及席设的包间不同,因此,我们可以将Excel设置为两列,一列是姓名,一列是席设的包间(如图),存盘为Data.xls文档。
Step7:加到Word2003中,点击“视图→工具栏→邮件合并”,工具栏上就会出现邮件合并的各项。点击打开数据源,选择刚才建的Data.xls文档,按默认值确定即可。这时可以看到刚才的工具栏都变亮了。将光标移到要插入姓名的地方,然后点击工具栏上的插入域,将需要的域插入相应的表格栏中。同理在席设下面也插入“包间”域。至此全部设置完毕。
Step8:设置完毕后,我们可以点击工具栏中的“查看合并数据”查看合并效果,然后进行打印,看看打印效果怎么样,如果有偏移,可以通过改变页边距及表格宽窄等来调整。达到满意效果后,我们可以点击“合并到新文档”将所有数据做成要打印的文档,还可以点击“合并到打印机”直接打印出来(如图)。
至此,一个统一格式可成批打印请柬的方法完成了。如果大家要改数据,可直接在中改,然后重新打开一遍Word文档就OK了。从此例我们也可以得到一个启发,对于很多需要套打的表格等,我们都可以用此办法进行处理。希望本文能对大家有所启示。
利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息,但批量打印带照片的证书,邮件合并能完成这个要求呢?经过一番摸索、查寻,终于找到办法可以解决了,具体过程如下:
准备工作:准备一份考生信息数据库,可以是Word创建的数据源,也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件,都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。。我最常用的是Excel簿,里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段,要批量打印照片的话,还需要加一个照片的路径和文件名的字段(如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话,可免),假设照片放在e:\photo文件夹里,每位考生的照片文件名和准考证号相对应(如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题)。数据准备工作的正确与否,关系到以后打印出来的证件正确与否,所以必须要仔细校对正确。
接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了,步骤如下:
1.启动word程序,从菜单栏中选择“工具――邮件合并”,将出现“邮件合并帮助器”对话框;
2.在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮,选择“套用信函” (如果想在一张纸上打印多份的话,选择“分类”),再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。
3.在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮,选择“打开数据源(O)…”,在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格,点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”,这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏
4.然后画好表格填好项目,进行排版、设置纸张,再把光标置于要插入相应项目的位置,点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的),然后单击下拉菜单中的相应选项,直至插入所有只包含文字的域。
5.下面是实现批量打印照片的关键一步,就是照片域的实现:
先把光标定位在要插入照片的地方,按Ctrl F9插入一个域,输入“IncludePicture "e:\\photo\\”(不包含外侧双引号),再按Ctrl F9插入一个域,输入“MergeField "准考证号"”,光标定位到这个域之后输入“.jpg"”,最后看到的结果应该是:
{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}。(这一步思路很好,用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了)
现在保持光标在域中,按Shift F9将代码转换为结果,也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示,不要慌,按个F9刷新一下域就行了。其实,在按Shift F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适,调整一下吧。
6.然后单击合并到新文档按钮,切换到生成的新文档里,咦,怎么照片处什么都没有?不会是上当了吧?
别急,保存生成文件(不用关闭文件再打开),按Ctrl A全选,再按F9,哈哈,每位考生对应的照片是不是全出来了。^_^
不对……好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。没关系,全选这个Word文档,然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片,如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来,关闭,再打开,全选,F9刷新。
图片刷新的问题是解决了,但是又出现了另一个问题,图片大小都变成调整前的了。也就是说,我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整,全都失效。查查Word的帮助文档,可以找到,所有域代码都可以有一个开关,用来保存对域结果进行的格式修改:\* MERGEFORMAT(注意前面的\*是必须的,“*”后面有个空格)。所以,将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg" \* MERGEFORMAT }
在邮件合并模板中F9刷新显示图片,调整图片,再合并成新文档,刷新全部域——OK,这次全都是调整后的格式了。
实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"},插入准考证域用的是{MergeField "准考证号"},而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。
如果想打印在学籍、证件、档案上,在准备好数据库文件的情况下,对主文档模板作相应设计修改,同样也可以实现,可谓一举多得,不用再找专用软件来批量打印照片啦。
建议使用word2000,在word 2003中插入文字域的方法比较烦,在这里不一一表述了。
附:"INCLUDEPICTURE"的Word域的用法:
域用法:{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
"FileName" :图形文件的名称和位置。
如果其中包含较长的带空格文件名,请用引号引住。如{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}
指定路径(路径:操作系统用来定位文件夹或文件的路径,例如C:\Manual\Art\Art 22.gif)时,请以双反斜杠替代单反斜杠。例如:“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”
IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如{IncludePicture "邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"},文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内,那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。
Switches 开关,如下:
\c Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有.flt 扩展名,例如,输入picture 表示筛选文件Picture.flt。
\d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。
\* MERGEFORMAT 注意前面的\*是必须的,“*”后面有个空格,所有域代码都有这个开关,用来保存对域结果进行的格式修改。
注意事项:
1.插入域的时候,包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl F9来插入域(此时会自动插入表示域的那一对大括号),并在其中填写域代码。
2.特别注意,引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行,否则Word将找不到图片文件,只会出现一个红叉。比如不能写成:
{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"},因为e:前多加了空格。
3.最后还有一点不得不说明,图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式,虽然定位方便了,但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位,可以考虑插入一个文本框,去掉边框等属性,并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码,调文本框的位置即可
数据处理好帮手——Excel
- 一、Excel在校园中的使用
- 1.教师——试卷分析数据统计(考试成绩统计)
- 2.教师——教育科研数据统计(调查报告、随笔、论文)
- 3.教育管理——各项管理数据统计
- 二、Excel培训内容
- 1.输入数据——直接输入、自动填充
- 2.数据处理——
- (1) 求和、求平均
- (2)IF函数(由数值产生等级)
- (3) 排序(升序、降序)
- (4) 数据分类汇总、生成图表
- (一)认识Excel
- (1) 启动Excel:
方法与启动Word、PowerPoint软件一样:
开始→ 程序→ Microsoft Office → Excel
(2) 认识Excel窗口
- (3) 准备工作
- 1)关闭“任务格窗”
- 2)展开“常用工具栏”&“格式工具栏”
- (二)直接输入数据
(1)在单元格中直接输入数据——文本(汉字、数字)、数值、日期……
说明:
①文本数据包含汉字文本和数字文本(序号、学号等不需计算或前面带有若干“0”的各种编号)例:编号-“00001”、身份证号-“110106199712150616”。
②数值数据可以计算。
③数据自动对齐方式:文本-左对齐
数值-右对齐
日期-左对齐
④数值变成数字文本的方法——在数值之前添加一个西文的单引号“’”。
(2)自动填充数据(日期、序号)
数字文本、日期等数据可以自动填充
第一,先输入第一个单元格的数据如“’00001”或“星期一”;
第二,选中该单元格,将鼠标光标放置在单元格的右下角,出现黑色十字光标;
第三,向下拖动十字光标,会按照选中的单元格的信息自动填充以下的单元格。
★ 提示:我们可以应用Excel的这种功能快速地进行数据处理。
- (三) 数据处理
(1)数据的选择
操作 |
目的 |
表示方法 |
单击鼠标左键C9 |
选择1个单元格——C9 |
C9 |
单击单元格A1,再按住shift键单击另一单元格D4 |
选择A1到D4之间的12个连续单元格(区块也可以是1列或一行) |
A1:D4? (区块) A1:A9? (一列) B1:H1? (一行) |
单击单元格E1,再按住ctrl键单击另一单元格D3、A5、F10 |
任意选择不连续的单元格E1、D3、A5、F10 |
E1,D3,A5,F10 |
(2)求和SUM、求平均AVERAGE
1)连续单元格,可以使用自动求和按钮???
2)非连续单元格使用求和函数SUM
第一:选中结果单元格,单击编辑栏中的函数按钮——
第二:在插入函数对话框中选择求和函数SUM并确定
第三:在“函数参数”对话框中直接输入单元格的名称,并用逗号分隔(或者直接在工作区中选择要求和的单元格)最后确定。
3)求平均值操作方法与求和一样,只不过选择的函数不是SUM而是AVERAGE。
(3)IF函数(由数值产生等级)
分数段 |
等级 |
函数表达式 |
<60 |
待达标 |
"待达标" |
≥60 |
达标 |
If (B2>=60, "达标","待达标") |
>80 |
良 |
IF(B2>80,"良",IF(B2>=60,"达标","待达标")) |
>90 |
优 |
IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>6=0,"达标","待达标"))) |
=100 |
优+ |
IF(B2=100,"优 ",IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>=60,"达标","待达标")))) |
完整的语句:
=IF(B2=100,"优 ",IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>60,"达标","待达标"))))
操作方法:
第一,选中C2单元格,要根据B2单元格中的数值,在C2单元格中显示等级;
第二,单击编辑栏中的函数按钮——fx,选择函数IF;
第三,在“函数参数”对话框中输入判断表达式:
第四,单击“确定”即在C2中生成等级。
第五,选中C2单元格,将光标放置在单元格右下角,出现小黑十字光标向下拖拽鼠标,所有学生的等级即可生成。
★ 提示:If函数可以嵌套多层,实现多重判断。
方法:
第一,将光标放在C2单元格,编辑栏中显示=IF(B2>=60,"达标","待达标")
第二,请选中等号后边的所有内容进行复制;
第三,单击fx按钮,进行第二层判断,输入表达式并将复制的内容粘贴到相应的参数选项内。
第四,依次类推,完成判断。
(4)? 排序(升序、降序)
方法:
第一,选中排序数据A2:D42。
第二,单击“数据”菜单中的“排序选项”
第三,选择“排序”对话框中的主要关键字——“成绩”,实现按成绩排序,选择升序或降序排列,单击“确定”完成。
(5)数据分类汇总、生成图表
要想生成图表,我们先要对数据进行分类汇总:
方法:
第一,选中所有内容,单击“数据”菜单中的“分类汇总”选项;
第二,在“分类汇总”对话框中选择“分类字段”为“等级”;“汇总方式”为“计数”;“选定汇总项”为“等级”以及选中“汇总结果显示在下方”最后确定。
第三,在出现的汇总表中只显示统计结果,并将统计结果(等级及人数)复制到空白的单元格中:
第四,选中统计数据,单击“常用工具栏”上的“图表向导”根据提示建立图表。
“成绩统计”图表即显示在工作簿中,生成的图表可以应用于Word文档PowerPoint文档中,并且可以随时修改。
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