跟着未名学Office - 熟练使用WORD

目录

第一章、Word之编辑篇.
1

第一节
页面布局...
1

第二节
格式编辑...
1

第三节
表、图、域...
5

第四节
审阅、保护...
7

第五节
*插入对像...
9

第二章、Word之排版篇.
10

第一节
节与内容版面...
10

第二节
结构化...
10

第三节
封面与目录...
12

第四节
*注解...
12

第五节
*交叉引用...
13

第六节
节与页眉页脚...
16

第三章、Word之轻松篇.
17

第一节
邮件合并...
17

第二节
文档部件...
19

第三节
宏...
19

第四节
控件...
20

第五节
*主控文档与子文档...
20

第六节
其他...
20

未名

2016-6-12

鸣谢

EH：http://club.excelhome.net/

秦大：http://www.zloffice.net/

第一章、Word之编辑篇

第一节
页面布局

ü  双页书箱排版的第一步，在录入第一个文字之前设置。

ü 掌握Word纸张与视图的设置方法。

1.1.1
页面设置

要点：页边距、应用于、版式、文档网格

示例：书籍设置、效果

了解：二种分栏方法栏后是否留白，另一个方法：无框表格。

1.1.2
视图

五种视图：页面、阅读、WEB、大纲、草稿

好习惯：标尺、导航窗格、显示编辑标记

了解：稿纸模式-->空格

1.1.3
背景

²  背景颜色：页面布局à页面颜色（2003格式，2013设计）。

²  文字水印：页面布局à水印（2003格式，2013设计）。

²  背景图片：单独一页：插入图片à衧于文字底下；

整个文档：在页眉页脚中插入图片，先设置为浮于文字上方，调整大小后再设置为衬于文字下方。

第二节
格式编辑

ü 掌握Word的快速编辑方法。

1.2.1
字体、段落

基本设置

字/行/段落的间距

段落缩进控制：快捷按钮/标尺：左缩进、首行缩进、右缩进，图文混排的精确控制。

*段落分页控制：孤行控制、段中不分页、段前分页、与下段同页。

试试：标题1样式设置为段前分页

*分散对齐、中文版式、英文断字

边框与底纹

？空行、空格的解决办法：间距/缩进+TAB

1.2.2
样式

样式：一组格式特征（如字体名称、字号、颜色、段落对齐方式和间距、边框和底纹）

样式类型：字体样式、段落样式、列表样式、表格样式

内置样式与文档结构

样式创建：样式基准（本样式中无设置，但样式基准里有，则使用基准中设置）

制表位（此设置体现为在编号后还有多余的空）

样式的修改与更新方式：样式文字选中：全选（无数据）、自动更新：谨慎使用

文档样式与模板样式

清除格式(可快速清除页眉脚线)、全部清除：样式窗口

*样式管理器、样式检查器

*样式快速迁移：1、更改样式à样式集à另存为
[样式名称一致的自动转换]

样式管理器à导入/导出à关闭文件

2、开发工具à文档模板à选用与自动更新样式

区别：文档模板是以文档模板级别操作；

样式管理器是以样式模板级别操作。

**快速样式集(%AppData%\Microsoft\QuickStyles)

**主题（颜色、字体、效果）字体框中“主题字体”

**整个样式的内容复制、含下级的升/降级(不含下级呢？)

²  制作自己的Word模板：包含页面设置、样式、页眉页脚、预制内容

1.2.3
制表符、表格与文字互换

制表符的作用：定位与对齐

制表符的种类：左中右、小数点、竖线

表格与文字互换：自动调整、文字分隔符

示例文件

1.2.4选择、查找与替换

选择类似格式

选择对像、选择窗格

查找特殊格式、按格式查找

   

图 一‑1
注意查找与替换中的特殊格式区别

通配符查找：*、？

正则表达式查找：()为表达式，[]为范围；

\n为第n个表达式，^&为查找的内容。

前提：勾选“使用通配符”。（特殊格式）

若要查找	类型	示例
任意单个字符	?	s?t 可查找“sat”和“set”。
任意字符串	*	s*d 可查找“sad”和“started”。
单词的开头	<	<(inter) 可查找“interesting”和“intercept”，但不可查找“splintered”。
单词的结尾	>	(in)> 可查找“in”和“within”，但不可查找“interesting”。
指定字符之一	[ ]	w[io]n 可查找“win”和“won”。
此范围内的任意单个字符	[-]	[r-t]ight 可查找“right”和“sight”。范围必须是升序。
括号内的范围中的字符以外的任意单字符	[!x-z]	t[!a-m]ck 可查找“tock”和“tuck”，但不可查找“tack”或“tick”。
至少n 个前一字符或表达式	{n,}	fe{1,}d 可查找“fed”和“feed”。
n 到m 个前一字符或表达式	{n,m}	10{1,3} 可查找“10”、“100”和“1000”。
一个或一个以上的前一字符或表达式	@	lo@t 可查找“lot”和“loot”。相当于{1,}

表 一‑1
正则表达式(官方URL)

制表符+正则表达式示例：ABCD卷

练习：1.2.4 练习.docx（要求：首行缩进、样式1~3）

第三节
表、图、域

ü 掌握Word中表格制作技巧，了解图片工具与域代码。

1.3.1
表格技巧

示例文件

插入表格的六种方法

“选择表格”按钮

调整表格：标尺、指定宽度、平均分布、自动调整

超页边距表格的宽/高调整：标尺、WEB视图

*第七种方法：快速创建指定列宽表格方法：+-/TAB

重复标题行

序号生成、排序

单元格拆分、表格拆分

*禁止跨页断行（是行不是表格，行高要取消，段落中分页控制，文字是否竖排）

*简单公式计算：fx

*快速访问工具栏→计算：输入并选中算式(不包括等号),单击计算,结果在粘贴板里。

*单行的列错位不对齐、错位后的对齐：Alt

*从网页复制的表格边框为双线：表格属性—>表格选项—>单元格间距

*表格的文字环绕：定位：可将表格进行绝对定位

*表格样式

清除表格中格式：文本段落/样式的格式清除方法？

应用并清除格式

应用并保持格式

新建表格样式：不建议修改，注意首列字母变大写

表格样式选项

Q：字母大小写切换快捷键、设置地方？

1.3.2
图片工具

示例文件

布局：位置、自动换行

锚：永远在段落首行

图片的调整：删除背景

对齐方式、内置样式、裁剪

更改图片

压缩图片or 另存为

源图片越高效果越好，一般来说docx比doc要小但不是绝对，推荐使用NXPowerLite
Desktop

钳入型图片不能组合（图片与图片、图片与形状等，2003格式无此限制）

图片只显示半截：一般原因固定行距+嵌入型，解决办法：单倍行距+上下型环绕。

有时设置为浮于文字上方，图片不见了：在当前页面的页首找找。

图片全选：页面、文档（命令：选择多个对像）

图片版式：SmartArt的文字

1.3.3
剪贴画、形状、SmartArt

此三者与图片操作基本一致

剪贴画与图片的区别：不能删除背景和设置艺术效果。

形状：新建绘图画布：手绘画

形状样式与图片样式不能保存：格式刷、设置为默认样式[仅形状]

1.3.4
域

最常见的域：页码与目录

域代码修改：在域代码中使用公式。

域值更新：手动刷新（选中后F9）（Excel默认自动更新）

第四节
审阅、保护

ü 掌握文档以审阅方式进行比较、修订的方法

示例文件

1.4.1
修订

进入审阅模式：点击“修订”

修订的接受/拒绝

原始状态/最终状态

1.4.2
批注与比较

批注

比较/合并：得到修订文档

图一‑2
比较文档选项

1.4.3
显示与打印

修订的显示与打印：原始状态/最终状态

修订有三种显示方式：审阅窗格、批注框、嵌入式

批注的显示与打印：显示标记

1.4.4
文件保护

标记为最终状态

打开密码

限制编辑：格式设置与类型编辑、灰色不可用

局部保护：使用Ctrl选中可编辑的区域，再允许限制编辑中的例外

图一‑3
局部编辑

Ps：“标记为最终状态”后不可“限制编辑”，但先“限制编辑”设为只读后，可再“标记为最终状态”。

第五节
*插入对像

链接文件：勾选为链接对像，不勾选为嵌入对像。

嵌入后，与源文件无关；链接源文件更改后，可更新显示。

示例文件

1.5.1
嵌入对象

将变为 Word 文件或电子邮件消息的一部分，并在插入后，不能再连接到任何源文件。

1.5.2
链接对象

链接的数据存储在源文件。Word 文件或电子邮件
（目标文件）
只存储位置源文件，并显示链接的数据的表示形式。如果文件大小考虑，使用链接的对象。如果修改源文件，则可以更新链接对象。

第二章、Word之排版篇

第一节
节与内容版面

ü 掌握文档版面的混排方法

示例文件

2.1.1
纸张混排

纵向与横向混排

分节符就是版面的分界点

2.1.2
页内混排

文字方向混排

分栏混排

2.1.3
文本框排版

文本框相当于在A4纸上贴的便利贴纸，不受外部影响与限制。

中英文对照手册：左边中文，右边英文，200页。

Ø  复制：Ctrl+Shift+拖动(保存为文档部件库后，更容易再次创建)

Ø  上下文本框关联：文本框的格式à创建链接(依次点源文本框、格式à创建链接、空白目标文本框)

第二节
结构化

ü  文档专业化0：掌握文档的结构编辑与自动编号的方法

2.2.1
动态调整

基础为段落大纲级别

导航窗口：移动、升降级

2.2.2
灵动的标题编号

多级列表与样式绑定

正规形式编号

样式中的编号无层级

最省事多级列表

定义新的列表样式：创建新的多级列表样式，还可设置字体与段落的格式。

定义新的多级列表：修改多级列表样式的编号样式

Q1：在已经排好版（无多级列表）的文档，添加多级列表应使用哪个功能？（缩进量建议全为0）

A1：使用定义新的列表样式，定义后若无效果，把标题样式全选再点一次标题样式。

Q2：如何修改已有多级列表整体样式？

A2-2：定义新的多级列表

多级列表编号清理

2.2.1 混乱的多级列表.docx

1）.       标题1~9的样式上右键：全选（无数据）

2）.       多级列表：无

第三节
封面与目录

ü  文档专业化1

2.3.1
封面

插入封面：自带模板库、自己设计（黄金分割点）

2.3.2
目录

  目录级别三种来源：样式（仅此方式可以升/降级）、段落大纲级别

*目录域（选中文本再按Alt+Shift+O/域代码TC/文档结构中不显示）

  更新目录右键【更新域】

  修改目录如层级级别更改，选中全部目录内容，右键【编辑域】

第四节
*注解

ü  文档专业化2

2.4.1
题注

表格与图片的标题

生成题注目录

2.4.2
脚注

当前页面脚部注释

2.4.3
尾注

文档/节的尾部注释

脚注与尾注可互换

第五节
*交叉引用

ü  文档专业化3：论文与学术类必备

ü  一次定义重复使用，一次修改全部更新。

示例文件

2.5.1
交叉引用

二个入口：插入选项卡à链接功能组

引用选项卡à题注功能组

2.5.2
书签

插入选项卡à链接功能组

定位、跳转（文档内的超链接）

书签命名限制：只能包含字母、阿拉伯数字和下划线（_），且必须以字母开头。

书签的引用方法：交叉引用

书签内容的更新：F9

OLE_LINK

一般在复制-粘贴后会产生。

利用宏来批量删除，宏代码如下：

Sub RemoveOLE_marks()

Dim J As Integer

For J =
ActiveDocument.Bookmarks.Count To 1 Step -1

If
UCase(Left(ActiveDocument.Bookmarks(J).Name, 8)) = "OLE_LINK" Then

ActiveDocument.Bookmarks(J).Delete

End If

Next J

End Sub

2.5.3
引文与书目

用Word写论文时，对参考文献的引用是件麻烦的事情，尤其文献较多、文献与引用经常变化时，使用手动编辑文献和引用更令人头痛不止。也有人使用Word尾注、插入题注等方法，但都有不同的缺陷。

从Word
2007开始，增加了引文与书目功能，提供了12种文献引用样式，能很好的解决文献的编辑、管理、保存、共享，以及文献的引用与更新问题，是目前用Word解决文献与引用问题的最好方法。

书目是源/参考，国标样式：GB7714。

  通过“源管理器”中复制或新建后，点击“插入引文”。

  通过“书目”来创建参考源的书目。

2.5.4
索引

什么是索引？一般在长文档（如教材、专著、文集等）中，对出现在文档中的相关名词、概念、人物等关键内容进行标注，然后生成一个对该内容的目录，以便检索和查阅，这就是索引。

主索引、次索引：很多时候名词间存在层级关系，如“公司”是一个较大的名词，“微软公司”、“联想公司”则是“公司”下的更具体名词。

产生索引目录：

2.5.5
引文目录

引文目录主要用于在法律类文档中创建参考内容列表，例如事例、法规和规章等。

引文目录和索引非常相似，但它可以对标记内容进行分类，而索引只能利用拼音或笔画进行排列。

引文目录更新：方法1、右键à编辑域à引文目录

方法2、在引文目录的任意中点击，再“插入引文目录”，“确定”会提示是否替换，选择替换。

Q：更新引文目录都会将引文目录标题改为引文类别的分类名称，如事例。

A：修改类别名称，或者直接修改目录标题

第六节
节与页眉页脚

ü  文档专业化4：书籍印刷规范

2.6.1
奇数页节

目录、章节的第一页在奇数页

2.6.2
首页不同

章节首页无页眉，只有页脚。

2.6.3
奇偶页不同

奇数页眉为书名，偶数页眉为章节名。

奇数页眉页脚在右侧，偶数页眉页脚在右侧。

2.6.4
页码

目录与正文的起始页数为1，总页数为各自的总页数。

页码格式：续前节、指定页码、编号格式

总页码公式：{={NUMPAGES \* MERGEFORMAT}-4}      *选中，按Ctrl+F9。

2.6.5
试卷模板

A3/横向/2.5/4.5/对称页边距/分栏

密封文：页眉，1、插入文本框；2、奇偶页不同，CV文本框。

页码规律：页脚，。

示例文件

2.6.6
小册/分栏

装订线：栏宽

页眉书名与标题、页脚页码

示例文件

第三章、Word之轻松篇

第一节
邮件合并

ü  向导方式与手动指定

3.1.1
文档式

对账函/邀请函：类型：信函（在记录结尾插入分节符）

类型：目录（在记录结尾插入下一条记录）

规则：如果…那么…否则… OR 辅助列

目录模板：

目录效果：

3.1.2
电子邮件

工资条：类型：电子邮件

图三‑1
Outlook设置（或拔网线/或禁网卡）

图三‑2
电子邮件合并发送

数据格式：{
={
MERGEFIELD
"合并域"
}
}

{
MERGEFIELD
"合并域"
\#
"#,##0.00"
}

域的快捷键：F9(更新)　/　
Ctrl+F9(手动插入域代码结构)

Shift+F9(域代码)　/　
Alt+F9(所有域代码)

Ctrl+Shift+F9(将结果转为文本内容)

域中文本替换：特殊格式中“域”、“查找内容”

表格中快速选中域代码：Tab

3.1.3
图片引用

工作牌：

索引卡片：7.62*12.7　/　1.27

图片表格行：5厘米

表格中插入：{INCLUDEPICTURE".\\照片\\柳岩.jpg"\*MERGEFORMAT}

3.1.4
*标签

1/2信函：一张A4纸打印二个标签

新建标签：见右图。

3.1.5
*合并规则

	书签，在合并时接受输入，勾选“询问一次”。 在合并时接受输入并显示，勾选“询问一次”。 先生/女士 数据源的记录号 合并后的记录号 隔行合并，2468…。 符合条件的次行合并，不符合的全部合并。杨幂 书签可重复引用，书签可为常量，也可为域代码。 符合条件的记录，不合并。
If	IF Expression1 Operator Expression2 TrueText FalseText

3.1.6
*信息收集

邮件合并的逆向

第二节
文档部件

ü  跨文档重复、快捷使用

3.2.1
自动图文集

创建与使用(F3)

自动图文件集 =
构件基块管理器中的 库为自动图文件集 +
保存位置为Normal

3.2.2
构件基块管理器

创建与使用(F3)

保存位置：Building
Blocks（Office安装目录中Document
Parts\2052\ Building Blocks.dotx）

Normal（%Appdata%\Microsoft\Templates\Normal.dotx）

可以快速创建内容与格式（页面内容快速、重复使用）

第三节
宏

定义：操作的组合集

创建与使用

操作细节

宏方案项：文档之间的宏复制

第四节
控件

ü  控件“属性”

3.4.1
规范录入

单选、复选、下拉列表、日期、图片

示例文件

*重复分区内容控件²⁰¹³

第五节
*主控文档与子文档

ü  多人协作、互不影响

示例文件

3.5.1
创建与合并

大纲视图：不显示图片

新建子控文档：“创建”按钮

合并现有子控文档：“插入”按钮

主/子文档分离：“取消链接”按钮

完稿：CV大法

第六节
其他

3.6.1
文档

老话：提笔前先构思

1xx大学本科生毕业论文(设计)格式规范.doc

2论文样式模板.dotx

3.6.2
CV大法注意事项

二种格式清除方法：

  无格式文本：适合仅文字内容，Ctrl+Alt+V。

  清除格式：适合含图表的内容。

空格、段落、全半角

3.6.3
快捷操作

如何自定义快捷键？

加粗	Ctrl+B	文本居中对齐	Ctrl+E
倾斜	Ctrl+I	文本左对齐	Ctrl+L
下划线	Ctrl+U	文本右对齐	Ctrl+R
将字号减小1磅	Ctrl+[	撤消	Ctrl+Z
将字号增大1磅	Ctrl+]	恢复	Ctrl+Y
拆分文档窗口	Alt+Ctrl+S	撤消拆分文档窗口。	Alt+Ctrl+S

F4：重复执行上一个操作

显示格式：Shif+F1(也可以修改格式 / 自定久快速访问工具栏—>不在功能区的命令)

Shift+F3：英文大小写转换

Shift+鼠标左击：区域精确选中

Ctrl+鼠标左击：选中当前整句

Shift+Home/End：选择当前到文档始/未之间的内容。

Ctrl+Home/End：移动光标到文档始/未之间的位置。

F5：定位（页节行/书签/批脚尾注/表格图形域/对像公式标题）

字数统计：Ctrl+Shift+G

3.6.4
公式

3.6.5
*图章签名行

解决是否可信，是否被再编辑。

3.6.6
随机文本生成、繁简互换

=Rand(段数[5],行数[3])         注意：数字太大了，Word不理会。

繁简互换：审阅选项卡

3.6.7
PDF文档

另存为PDF：2007+

打开并编辑PDF：2013+(PDF安全性/图片多容易转换失败)

3.6.8
校对与拼写语法

3.6.9
清除所有超级链接

取消勾选：选项->校对->自动更正选项->键入时自动套用格式->Internet 及网络路径替换为超链接

清除现有的超级链接二种方法：

  粘贴为值，或记事本中转；

  全选，Ctrl+Shift+F9将域转为文本；