做好PPT，提高沟通效率

本文于2019年7月12日完成，发布在个人博客网站上。 考虑个人博客因某种原因无法修复，于是在博客园安家，之前发布的文章逐步搬迁过来。

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只用一套PPT来通杀全部使用场景，这个想法其实很天真。

作为一种非常有效率的沟通工具：

1. 上可以对领导汇报工作。
2. 下可以对项目组内部讲解方案。
3. 外可以和周边客户交流。
4. 内可以和周边部门，产品的同事交流。

场景很多，但核心诉求只有一个，保证受众正确接受汇报人的意图，按照要求协作。

但是，输出一份众人满意的PPT，需要花费相当的精力和心思。

如果可以精准把握受众的特点和诉求，那么就有了一个好的开始。

这里记录一个简单的思路，用于和周边介绍技术方案，推动周边配合一起做技术架构方案的优化。其实其它场景也可以借鉴，灵活应用。

PPT可以按照如下模式准备：

1. 目录
   
   介绍议题，让受众有一个初步的心理准备。
2. 背景
   
   开篇名义，简单介绍现在遇到了什么问题或者事情，引发了这次交流或者汇报。突出焦点，避免发散，注意焦点数量不能太多，越聚焦，最终的沟通效果越好。
3. 当前技术方案
   
   重点突出和受众有关，和问题相关的部分。
   
   其它不相关的细节要简化和弱化，避免干扰，转移受众的注意力。
   
   如果空间足够，可以举例几个问题，促进理解。
4. 问题
   
   详细列出问题分类，问题，影响。
5. 解决方案
   
   针对问题，列出对策。
6. 行动计划
   
   包括但不限于工作量，人力，物料，关键时间点。
7. 求助和讨论
   
   对周边的诉求。

考虑到受众的特点，还需要做不同的加工和处理，比如排版，颜色，素材，数据，图表，语言等等量化很困难的注意点。

不得不说，真的是比写代码复杂多了。