背景

      某航空公司需要到北京某服务提供商公司学习交流,为了节省出行成本让出差员工乘坐公司运营航线,去程路途较远。需要在先乘飞机到天津机场,转地铁后,再乘动车到北京。回程时发生 后补机票失败,导致出行人员无法返回公司。不得不在天津多住宿一晚。4个工作日出差只有3个小时办正事,其它时间浪费在路上与其它地方了。出差效率在哪儿? 员工的人工成本如何计算? 总体出行成本是否超支? 员工一天创造的价值+人工成本的总价还不能超过单程机票的价值?我们不能不质疑这个公司的管理过程。没有计划,缺乏时间管理,缺乏风险管理,不把员工的时间当回事儿,整体的工作效率低下,公司核心竞争力在哪儿?

效率

     工作效率高低不仅体现了企业的管理水平,还能看出企业的员工素质,更能说明企业在当今市场上的竞争力,因此很多经理人、很多企业也都在为提高工作效率绞尽脑汁。 提高工作效率可以增加二者利益。即有利于单位的劳动生产率和经济效益的提高,增加活力;有利于工作人员个人实现多劳多得,增加收入。提高工作效率以后,可以克服机构臃肿,人浮于事,浪费时间的现象。提高工作效率之后,在优化劳动组合中,具有更大的竞争优势。

我们还可参考 Planning A Business Trip: Ten Things To Think Of Before You Go

方案

在国外,已有相关 移动App

1.Google Keeper是Google推出的面向繁忙的高级经理人的Android笔记应用,支持便签、任务管理和TTS语音转文本记录,界面非常简洁,用户可以更多专注于需要记录的内容和想法。

2. 爱普生iProjection iProjection可以与Epson PowerLite 1776W等Epson移动商务便携投影机配合使用,是经常需要用移动设备为客户演示幻灯片的商务人士的必备利器。程序的使用非常简单,在iOS或Android手机中启动程序,选择投影机和Wi-Fi网络。iProjection应用免费,但是需要与Epson的支持Wi-Fi网络的投影机配合使用。

3. Certify Mobile是一款强大易用的差旅费记账软件,使用非常简单,用手机对着收据或者发票拍照,程序会自动将图像转化成数字,并按张项目名目归类统计。方便用户随时掌握消费支出是否超出了报销额度规定。(例如酒店、餐饮或者租车费用)另外一个备选的应用是iPhone上的Abukai Expense Reporting;此外集体出行,需要分账记录的差旅或者旅行者建议选择Receipt Ninja

4. 国外著名在线旅游预订网站Princeline.com推出的Hotel Tonight对于经常出差的高级管理者非常有用。主要面向高档国际酒店的房间预订(目前已经收录了90个城市的超过2000家酒店

5. 如果你经常去国外出差或旅行,那么SayHi翻译绝对是你不可错过的好帮手。SayHi可以把你的话翻译成40多种语言,支持中文普通话、法语、德语、阿拉伯语和挪威语。更重要的是,这款应用的定价只有0.99美元,物超所值。

在国内,我们来看看现代商务出差移动应用需求。 随时随地订票、订酒店、申请及审批。通过优秀的管理模块、便捷的web端和移动端应用,帮助企业客户控制差旅成本、大幅度提高差旅管理效率。相对于传统差旅管理流程,企业使用在线可提升约60%的管理效率,并节约20%-50%的总体差旅成本。

国内航空行业移动App市场

以航班管家、航旅纵横为代表的航程服务第三方应用向来比较受用户的欢迎,这种市场化运作的产物相比航司官方产品使用起来更具有个性化。作为第一家进入航空领域的第三方应用航班管家,主打航班延误、手机值机、机票查询和预定、精品酒店服务,其中机票预定功能尤为突出,截止目前航班管家已经接入无代理商中间红利环节的直销票,覆盖的航空公司达13家,航班管家积累了大规模的航空常旅客用户,日活跃用户接近400万。也让航班管家成为了国内增长最快的机票入口,目前已有海航注资航班管家。运营方面航班管家也有值得称赞之处,它可向用户提供非常详细的机场信息,应用可迅速定位并查找到用户所在城市的机场,并精准到航站楼。在机场界面上用户可以查询各类信息,包括机场运行状况,天气,交通和内部设施等。中航信的业务包括航空信息技术服务、结算及清算服务、分销信息技术服务、机场信息技术服务、航空货运物流信息技术服务、旅游产品分销服务等一揽子业务,是民航业务生产链条的重要组成部分,航旅纵横则是其发展历史上第一款面向大众服务的产品。在航班晚点成常态化的今天,人们对一款可及时通报航班信息的应用需求是巨大的,无疑航旅纵横把握了这一市场需求痛点。

差旅管理


全流程电子化,更透明,更合规

电子化更透明,管理更合规,以先进理念结合电子化流程彻底告别手工录入。以先进理念结合电子化流程,彻底告别手工录入,从审批、预订、支付到报销,所有环节线上完成,加速报销时效,降低工作量的同时大幅减少差错可能,为财务工作全面减压。提供电子化报销管理、在线填写、在线审批、订单支付记录自动导入、报销单据自动生成等服务,省去繁锁的手工填写环节,让报销过程更快捷更轻松。

出差员工安全定位追踪服务

快速定位出差员工的地理位置,让企业随时随地了解员工差旅动向,及时联系需要帮助的员工,以便在目的地突发事件或灾害发生时第一时间启动关怀预案

出差审批模块

告别传统的纸质审批流程,以电子化的审批帮助企业提高审批时效,具备以下功能:

  • 多级审批: 可根据企业特定要求事先导入多级审批流。
  • 成本中心自由选择:支持跨部门,跨项目选择成本中心。
  • 审批方式灵活:支持邮件审批/短信审批/线上审批三种方式。
  • 代理审批:领导在出差或休假期间可以授权他人进行审批,可根据不同事项分别设定代理人及代理时效。

预订模块

与国内GDS巨头中航信在机票、酒店、系统方面开展全面战略合作,同时整合行内既有资源,具有以下优势:

  • 多渠道机酒资源,真正价格优势。
  • 直联航信数据库,信息准确且透明。
  • 整合机酒订单,实现行程管理。

报销模块

电子化的报销处理流程帮助企业提高报销效率,具备以下功能:

  • 预订、支付数据匹配:预订和商务卡数据可关联导入报销系统,免去手工输入。
  • 因公因私消费拆分:可以按需求拆分支付数据,便于报销。
  • 政策提醒:若违反报销政策,系统会有相关提示。
  • 出差补助自动导入:根据公司需求事先设置,员工提交报销时自动导入。
  • 财务处理: 系统中审核或复核员工提交的差旅报销单,轻松识别违反差旅政策的差旅行为,系统中自动生成记账或代发文件,并可下载后导入财务系统。
  • 报销提醒:企业可自定义报销周期来定时提醒报销人、审批人和财务审核人员进行相关操作。

数据服务

    明晰的数据,详尽的分析,整合的数据服务助力企业节约差旅成本,有效管理。

    • 可将预订数据、支付数据、报销数据、差旅行为数据等整合,并提供数据报表。
    • 标准数据报表,及个性化需求特别定制报表,满足企业各项报表需求。
    • 透过各项数据报表,分析企业差旅行为,提供更有价值的管理建议。
    • 多维度整合报告,更加透明,更加全面,有效节约成本,提高管理效率。

在成本控制方面,企业可以在线制定差旅标准和政策,通过严格执行授权审批制度,杜绝出行员工的超支浪费行为;通过平台,用户还能享受商旅独有的酒店和机票尊享价格。从服务形式来看, App、PC、微信、电话等多渠道预订机票、酒店、用车等服务,随时随地规划差旅行程;App上轻松完成选座、退改签,方便快捷。平台还为企业提供全面实时的在线分析报告,方便负责人了解公司及各部门的差旅消费情况。

与财务相关流程

 

 

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作者:Petter Liu
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