excel中需要熟练掌握技能

一、排版篇：

• 给他人发送excel前，请尽量将光标定位在需要他人首先阅览的位置，例如Home位置（A1），例如结论sheet，长表尽量将位置定位到最顶端
• 有必要的时候请冻结首行；没必要但可追究的内容，可以隐藏处理
• 行标题、列标题加粗，适当处理文字颜色、填充颜色，利人利己，

1. 设计表单样式一定是遵守“三色原则”：首行、首列最深，间行间列留白。原因如下：三色原则能最大范围地适用”对比色配色方案“、”互补色配色方案“或者”邻近色配色方案“。不过，也可以根据实际需要进行多种颜色的搭配，只需要符合配色规律即可
2. 表格配色具体如下：

•  标题的染色
  • 为达到醒目和与表格内容区分的目的，行标题通常个人喜欢使用深一些的颜色为表头单元格染色；如图1：

图1 通常我会使用第一行的颜色为单元格染（色这是2013版excel的颜色选择器）

• 列标题（如果需要的话），我通常用50%左右灰度做背景颜色；这样的好处是行标题与列标题明度可以统一，表格看起来更加协调；
• 行标题与列标题染色以后，你会发现单元格默认的黑色文字不够清晰，这时候你可以把文字颜色调整成白色再加粗，同时适当调整字号，就可以醒目清晰地效果。如图2：

图2

•  内容的区分
  • 如有行内容需要区分，我个人使用两种方法：
  • 使用与行标题或列标题相同色系（即图1中同一列）的浅色，在需要区分的一行或多行中穿插对背景染色，即隔一行或多行染一行或多行，依次类推；如图3：

图3 这种方法适合列数据简单不需要太多区分的表格

• 当列数据较多也需要区分时，我会选择使用行边框来区分；如图4：

图4列数据使用背景色区分，行数据使用边框区分

• 列数据区分我通常都是使用与标题同色系的浅色对背景染色，进行区分；如图5：

图5

• 边框的搭配
  • 在不考虑打印的情况下，我不会对边框进行染色，既没有必要也影响美观，excel默认的分割线完全可以完成内容的区分工作；
  • 如果需要打印，只考虑美观的话，边框使用50%左右灰度效果最好，既能区分内容又不会影响识别（边框颜色过深影响对内容的识别）；
  • 当你对单元格背景进行染色后，你会发现默认的边框消失了，被染色的单元格连成了一片，影响识别，此时，你需要选中所有染色的单元格，打开边框选项卡，将边框颜色选为白色（或比背景色浅的灰色），为所有外边框和内边框染色；如图6：

图6为染过背景色的单元格设置边框线

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• 占用空间比较小的表格，可以放置在左上角，但留空A列和1行，并给表格加上合适的框线，观感很不错哦~
• 同类型数据的行高、列宽、字体、字号，求你尽量一致，非要逼死强迫症吗！
• 定义好比较标准的格式，例如百分比预留几位小数，手机号的列宽设置足够，时间显示尽量本土化...
• 不要设置其他电脑没有的字体，除非这个表格就在这一台电脑使用...

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二、操作篇

• Alt+Enter在表格内换行，楼上有提到
• Ctrl+Shift+上/下，选择该列所有数据，当然加上左右可选择多列
• Ctrl+上/下，跳至表格最下方
• Ctrl+C/V，不仅仅复制表格内容，也可以复制格式和公式！
• Ctrl+D/R，复制上行数据/左列数据
• F4，对，你没看错，就是F4！重复上一步操作，比如，插入行、设置格式等等频繁的操作，F4简直逆天！
• '（分号后面那个英文状态下） 比如输入网址的时候，一般输入完会自动变为超链接，在网址前输入’就解决咯
• 复制，选择性粘贴里面有几个非常好用的——仅值，转置
• 公式里面切换绝对引用，直接点选目标，按F4轮流切换，例如A1，$A$1，$A1，A$1

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三、公式篇

• if、countif、sumif、countifs、sumifs，这几个一起学，用于条件计数、条件求和
• max、min、large，这几个一起，用于简单的数据分析
• rand、randbetween，这俩一起，用于生成随机数，也可以用于生成随机密码（用rand配合char可生成中英文大小写随机的）
• 定位类型的函数：MID、SEARCH、LEN、LEFT、RIGHT一起学吧，简单但异常实用
• 四舍五入个人偏好用round函数，举个简单例子，一列数据，2.04、2.03并求和，显示保留1位小数，你会在界面上看到2.0、2.0，求和却是4.1，表格打印出来会比较让人难理解
• subtotal：用于对过滤后的数据进行汇总分析
• sumproduct：返回一个区域的乘积之和，不用A1*B1之后再下拉再求和
• Vlookup函数，这个不多说了，神器；另外推荐lookup函数：LOOKUP(1,0/(条件),查找数组或区域)
• offset函数，常用于配合其他函数使用，例如想将10*20的表中的每行复制成3行按原顺序变成30行：=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),COLUMN(A1)-1,1,1) 下拉，由于不用到列，所以等同于=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),0)，我当初是这么做笔记的....：=（A1，向下偏移（向下取整（行数-1）/3），向右偏移0）
• text，例如19880110 text（A1，"0-00-00")，转为1988-01-10，用法很多
• weekday，让你做时间计划表什么的时候，把日期转为“星期X”
• column（目标单元格），返回目标单元格所在列数，有时候真的很好用...还有columns
• transpose（目标区域），神奇的转置，把行变成列，把列变成行...
• &，可在目标单元格后面增加某些字符，偶尔用（我这种强迫患者用的是concatenate公式）
• 
• 数组，虽然复杂，但是有的公式配上数组简直爽爆
• 多百度，例如曾经碰到一个难题，把X分X秒，转为X秒，例如172分52秒，百度半天得到的公式：=IF( IFERROR( FIND( "分", $E2 ), 0) > 0, LEFT( $E2, FIND( "分", $E2 ) - 1 ) * 60 + IFERROR( MID( $E2, FIND( "分",$E2 ) + 1, FIND( "秒", $E2 ) - FIND( "分", $E2 ) - 1 ), 0 ), LEFT( $E2, FIND( "秒", $E2 ) - 1 ) * 1 ） 度娘很厉害的

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四、图表篇

• 不同的场景请用不同的图，转个非常精髓的图：
• 数据透析表、数据透析图，嗯嗯，推荐的人太多了...

• 图表设计——布局，灵活运用好多类数据时的“次坐标轴”
• 选择数据——右键——更改图标类型，灵活在一张表上结合起来柱状图和折线图

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五、技巧篇

• 数据——分列，将列内的数据拆分成多列，比如“XXX省XXX市”，拆成省、市两列，“XX小时XX分钟”拆成时、分两列，可以按照宽度、文本、标点等作为界定进行拆分，非常多的场景会使用到，请优先学会...
• 如果你不是靠excel吃饭，请不用那么geek，而是学会excel的逻辑——配合简单的公式、排序、替换、if等全局操作能得出的结果，不一定非要用一个长公式然后下拉，举例：
• 如何将无规律的一列上下翻转？
  ——创建一列，标上1、2、3……，下拉，以该列为主排序，改升序为降序，扩展目标列，得到结果，之后可以删掉创建的辅助排序列

  如何将目标区域的每一行数据下面插入一条空行？
  ——创建一列，标上1、2、3……，下拉，下面空白行标上1.5、2.5、3.5……下拉，同理排序~Tada~

• • 条件格式——突出显示单元格规则，里面的“重复值”，在实时录入和检查标记时很实用
  • 在条件允许的情况下，升级到office 2013吧，excel 2013比2010好到爆啊！比如新增的sumifs、averageifs等多条件if，比如选择一个区域，右下角小标“快速分析”自动生成数据条、色阶、柱形图、汇总图、透视表、折线图等等啊，秒中出啊有木有！（诶，好像哪里不对的样子）

  

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六、插件篇

• Power Map ：在线地图+在线演示+制作视频，随便来个中国壕热力图：

当然，也有柱状图：

• Power View：带可视化交互效果的图表，很适合演示

默认配色就很不错，而且演示的时候点击时会直接按你点击的类型帮你显示对应的数据（例如上面的堆积柱状图）

• Power Query：这个用法很多，我主要用于以下两点：

1. 在线Web抓取：不需要学会某个编程语言也能爬虫+分析一些简单数据，随便举个例子输入新浪股票的网址，它自动帮忙抓取到N个表，我随便打开一个：

2. 连接数据库：不需要学会SQL语法也能查询+分析数据库内的数据，这个就不方便截图了...
打比方说，常见的 select * from ... where xxx = xxx and xxx>xxx group by xxx这种sql语法查询的内容，可以在Power Query中直接通过点击、筛选等操作就列出来

• 各种excel工具箱，挺适合部分长期使用excel的职场人士使用
• SmartArt也是一大神器，我终于不用在Ai或者PPT上作图再粘过来了

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七、其他篇

• 不会写宏没关系，要懂得怎么使用别人的宏（自行百度“excel宏大全”吧~），怎么保存xlsm，怎么录制宏。当你把机械化的一套操作通过录制宏实现，并用xlsm配合auto_open自动操作，眼看表格自动化操作，在两秒内给你返回原来每天固定要做十几分钟的数据分析结果时，那个鸡皮疙瘩。。。
• 有时间推荐泡泡excel的论坛，excelhome什么的，神人太多了....
• 非常推荐给初学者、中阶以及“中介”的视频：文库课程，哪怕前几个视频，看标题简单到爆，但中间真的有很多操作上的亮点不为普通人自学所知~
• excel满足不了你，又懂编程，想秀逼格的，请右转百度 SPSS
• 关于疑问求解
  excel里的帮助（F1）非常之有用，输入关键词就会提供给你需要的信息，请常用！个人推荐是——基础操作找百度，公式函数找F1，偏具体的需求找excelhome

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八、拓展—商务图表制作核心理念和方法

1. 突破Excel的图表元素

不要仅用“图表”做图表，而是用“图表＋所有Excel元素（如单元格，填充色，文本框）”去做图表。

　　左上图，只有B4单元格是图表区域，标题利用的是B2；B3－B5填充浅色，"index"和"data"分别在B3、B5。

　　右上图，B2为图表序号，C2为图表标题，填深绿色，B3为副标题，图例放在C4，图表在C5，B2到C5填充淡色，B6、C6合并填写注释。

　　左上图，标题在C2－H2居中，图表在C3－H3，利用Excel单元格的数据表在C6－H8。

　　右上图，B2填红色装饰，标题和副标题分别在B2、B3，图表在D4－F4，数据来源在D5，标号2为矩形框，整个区域有边框。

2. 突破Excel的图表类型

　　左上图，先用所有数据做曲线图或柱形图，然后选中相应的序列，更改图表类型，有时还需要用到次坐标轴。

　　右上图，先做好面积图，然后将该数据序列再次加入图表，修改新序列的图表类型为曲线图，调粗线型。

3. 布局与细节

• 布局

　　下图从上到下可以分为5个部分：主标题区、副标题区、图例图、绘图区、脚注区。

　　特点有：完整的图表要素；突出的标题区；从上到下的阅读顺序。

标题区非常突出，占到整个图表面积1/3以上，其中主标题用大号字和强烈对比效果，副标题提供详细信息。

• 竖向构图方式

　　整个图表外围高宽比例在2:1到1:1之间，图例一般在绘图区上部或融入绘图区里面

• 使用更为简洁醒目的字体

　　商业图表多选用无衬线类字体

　　图表和表格的数字中使用Arial字体、8~10磅大小，中文使用黑体

• 注意图表的细节处理

1. 脚注区写上数据来源

2. 图标注释：对于图表中需要特别说明的地方，如指标解释、数据口径、异常数据等，使用上标或*等进行标记，在脚注区说明

3. 坐标轴截断标识

4. 四舍五入：在脚注区写明：由于四舍五入，各数据之和可能不等于总额(或100%)

5. 简洁的坐标轴标签：如2003、’04、’05

6. 让Line图从y轴开始：双击x轴，Axis Options-最下-Position Axis-on tick marks

7. 作图数据的组织技巧: 原始数据不等于作图数据；作图前先数据排序；将数据分离为多个序列，每个序列单独格式化

8. 其他: 去除绘图区的外框线，去除纵坐标轴的线条色，将网格线使用淡灰色予以弱化，bar间距小于bar宽度，饼图分块用的白色线