Excel入门

Excel入门

一、Excel 2019工作界面介绍

• 文件菜单

• 选项卡、功能区和组

• 快速访问工具栏

  

• 公式编辑栏（名称框、编辑按钮、编辑栏）

• 内容编辑区（单元格、行号、列标、水平滚动条、垂直滚动条、工作表标签）

• 状态栏（单元格的模式、录制宏、视图、显示比例）

  

• 单元格、工作表和工作簿

二、录入数据

1. 数据录入形式——最好横向输入

2. 数据录入方式

   • 快捷键
     • Tab键：向右移动一个单元格，当使用Tab键移动到最后一格时，再按Enter键光标会移动下一行的第一格；如果用方向键或者鼠标，按Enter键只会向下移动一格。
     • Shift+Tab：往左移动一个单元格
     • Shift+Enter：向上移动一个单元格

3. 特殊格式数据

   • 录入时间
     • Excel输入时间应该用/ 或者 - 间隔，其他形式的时间Excel无法识别其为时间格式 如：2022/10/21 2022-10-21
     • 输入当前日期快捷键 Ctrl+;
     • 输入当前时间快捷键 Ctrl+Shift+;
     • 输入当前日期和时间 =NOW()
   • 录入百分比和分数
     • 点击 开始 在 数字功能区可以设数据格式可以直接设置成百分比
     • 在录入分数时，如果直接输入1/5，Excel会认为是日期，需要先输入0再空格输入1/5；或者设置数据格式为分数
   • 录入长数据
     • Excel数字格式下的数据精度只有15位，超过的位数会变为0
     • 所以需要将数据格式设置成文本格式；或者在输入的数据前面加英文下的单引号

4. 原位填充：Ctrl+Enter

   在一个单元格输入一个数据后按Ctrl+Enter，光标会继续留在该格子中。

   • 用处：当某个数据需要多次填写时可以使用原位填充
   • 用法：先选中需要填写的单元格再输入数据，再按Ctrl+Enter

5. 快速填充：Ctrl+E

   快速填充就是当你需要对大量数据进行一些操作时，你可以对两到三个数据进行操作示范，Excel就会明白你的目的，你继续对第三或者第四个数据进行操作时可以按Ctrl+E Excel就会自动完成剩下数据的操作

   

   

三、单元格内容

1. 单元格填充的内容，主要有三种基本数据类型

• 文本：默认左对齐，文本不可以参与计算
• 数值：默认右对齐，数值计算精度是15位
• 逻辑值：默认居中对齐，True和False既能用来判断，也能参与计算

1. 单元格常规格式：Ctrl+1

   • 对齐

     • 最好使用跨列居中；直接使用合并居中，无法直接定位到单个单元格

   • 字体

   • 边框

     • 设置边框时，需要先设置好边框效果，再应用到边框
     • 注意边框与网格线的区别
       • 边框线更深
       • 关闭网格线的操作>点击页面布局选项卡，再点击网格线功能区即可

   • 填充

   • 数字格式

     格式	官方说明	举例
     常规	键入数字时 Excel 所应用的默认数字格式。 多数情况下，设置为“常规”格式的数字即以键入的方式显示。 然而，如果单元格的宽度不够显示整个数字，则“常规”格式将对带有小数点的数字进行四舍五入。 “常规”数字格式还对较大的数字（12 位或更多）使用科学计数（指数）表示法。	123
     数值	用于数字的一般表示。 您可以指定要使用的小数位数、是否使用千位分隔符以及如何显示负数。	123.00
     货币	用于一般货币值并显示带有数字的默认货币符号。 您可以指定要使用的小数位数、是否使用千位分隔符以及如何显示负数。	¥123.00
     会计专用	也用于货币值，但是它会在一列中对齐货币符号和数字的小数点。	¥ 123.00
     日期	根据您指定的类型和区域设置（国家/地区），将日期和时间序列号显示为日期值。 以星号 (*) 开头的日期格式受在“控制面板”中指定的区域日期和时间设置更改的影响。 不带星号的格式不受“控制面板”设置的影响。	1900-5-2
     时间	根据您指定的类型和区域设置（国家/地区），将日期和时间序列号显示为时间值。 以星号 (*) 开头的时间格式受在“控制面板”中指定的区域日期和时间设置更改的影响。 不带星号的格式不受“控制面板”设置的影响。	12:00:00
     百分比	将单元格值乘以 100，并将结果与百分号 (%) 一同显示。 您可以指定要使用的小数位数。	0.50%
     分数	根据所指定的分数类型以分数形式显示数字。	1/2
     科学记数	以指数计数法显示数字，将其中一部分数字用 E+n 代替，其中，E（代表指数）指将前面的数字乘以 10 的 n 次幂。 例如，2 位小数的“科学记数”格式将 12345678901 显示为 1.23E+10，即用 1.23 乘以 10 的 10 次幂。 你可以指定要使用的小数位数。	1.23E+10
     文本	将单元格的内容视为文本，并在键入时准确显示内容，即使键入数字也是如此。	123
     特殊	将数字显示为邮政编码、电话号码或社会保险号码。	一百二十三
     自定义	使你能够修改现有数字格式代码的副本。 使用此格式可以创建添加到数字格式代码列表中的自定义数字格式。	123 元

     • 特别注意自定义格式的定义方法

       若要创建自定义数字格式，首先应选择某一内置数字格式，然后，可以更改该格式的任意代码部分，从而创建自己定义的数字格式。

       Ctrl+1 查看自定义格式下的各种格式代码

       

     • **0 # ? **三种常见的数值占位符

       相关格式及其示例

       

     • **@ **文本占位符

       示例：

       

     • 正数;负数;零值;文本

       • 自定义格式中Excel一共划分了四个区域，如0;-0;0;@。利用数字格式4个区域的定义（正数;负数;零值;文本），可以对各区域内容独立定义。

       • 自定义数字格式中无需包含所有代码部分。如果仅为自定义数字格式指定了两个区域，则第一部分用于正数和零，第二部分用于负数；如果仅指定一个代码部分，则该部分将用于所有数字。

       • 示例：

         

     • 自定义日期与时间格式

       具体设置可根据示例

       

四、数据验证

数据验证位于数据选项卡的数据工具功能区中，用于限制数据类型或者用户输入单元格的值，最常见的用法之一是创建下拉列表

• 主要功能

• 设置> 设置基础的验证条件

• 输入信息> 选定单元格时，显示提示信息

• 出错警告> 输入无效数据后，弹出出错警告。出错警告程度由重到轻分别为：停止—警告—信息

• 示例：

  

• 下拉列表（序列）

  下拉列表属于数据验证的功能

  

  在来源框中输入备选项，每项之间用英文逗号间隔

• 圈释无效数据——位于数据验证下方的一个功能

  

  该功能主要用于先在数据验证中设置数据范围，再点击圈释无效数据，便可将不在范围中的数据圈出来

  

五、快速分析

1. 快捷键：Ctrl+Q 或者选中一张表后在表的右下方会有一个快速分析的图标；具体功能在开始选项卡，样式功能区中的条件格式

2. 示例

   

3. 具体功能

   

六、数据清洗——Power Query

1. 将需要清洗的表建立一张超级表，操作方法：选中需要操作的表按：Ctrl+T 或者点击插入选项卡，再选择表格功能区中的表格功能

2. 再点击数据选项卡，选择获取和转换数据功能区中的来自表格/区域的功能便可以对表格进行power query操作

   

七、定位

位于开始选项卡，编辑功能区，查找与选择中；快捷键Ctrl+G

删除图片——在定位条件中选择对象或者将鼠标选择改成选择对象

八、查找与替换

• 查找内容快捷键Ctrl+F

• 替换快捷键 Ctrl+H

  

  当你需要查找包含某个符号或者数字的单元格时，不要勾选单元格匹配；比如当查找内容为4时，不勾选单元格匹配，会查找出所有包含4的单元格如14,140之类的；只想查找单元格内容为4，则需要勾选单元格匹配。

九、视图

1. 视图选项卡，窗口功能区中新建窗口的作用：建立一个当前工作簿的影子工作簿。影子工作簿和原来工作簿的操作互相关联也即任意一个工作簿的操作在另一个工作簿也会响应。

   

2. 冻结窗口可以冻结第一行，第一列，也可以冻结某一格。

   如要冻结第一行和第一列，可以选择冻结第二行第二列的那个单元格。

十、分列

• 分列可以帮你将一个单元格的内容拆分到两个或多个单元格中

• 位于数据选项卡数据工具功能区中

• 分隔符不止是特殊符号，也可以是本文内容

  

• 除了用来分列，还可以用于修改数据格式

  

十一、排序

1. 排序功能可以在数据选项卡或者开始选项卡中找到

   • 可以选择一列数据进行，如果仅选择一列数据进行排序就只会改变这一列的顺序；如果需要改变整个表的顺序，可以选择整个表再排序或者随便点击表中你想作为排序依据的那列的一个单元格，再点击排序。

   • 排序规则

   • 

   • 关键字：就是表中每列第一行的内容也即表头

   • 次序：可以选择升降序，也可选择特殊序列比如：按运营部、编辑部、综合部的顺序排序

     

   • 添加条件：比如可以先按工资排序，如果有工资相同的再按名字英文首写排序

2. 排序函数rank函数

   rank(Number,Ref,Order)

   • Number:是要查找排名的数字
   • Ref:是一组数或者对一个数据列表的引用。也就是上面需要查找的数字在该列数据中的排名
   • 0或者忽略，降序；非零值，升序

十二、函数

1. 相对引用与绝对引用 快捷键F4

   

   公式编辑栏中L29*K30，当你使用自动填充（也即单元格右下方出现黑色十字时）往下拉，则下面单元格的公式行号会依次增加，比如下面一个单元格的内容为L30*K31;当你往右拉时，列号会增加。当你想让行或者列不增加时可以在行或者列前面加$符号如：L$29*$K30

2. Count函数（计数函数）

   COUNT函数	返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。利用COUNT函数可以计算单元格区域或数字数组中数字字段的输入项个数。
   COUNTA函数	返回参数列表中非空值的单元格个数。利用函数COUNTA可以计算单元格区域或数组中包含数据的单元格个数。
   COUNTBLANK	返回参数列表中空值的单元格个数。利用函数COUNTBLANK可以计算单元格区域或数组中包含空格的单元格个数。

3. CountIf(range,criteria)单条件计数

   • Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域
   • Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本

4. COUNTIFS(COUNTIF_range1,criteria1,COUNTIF_range2,criteria2...)多条件计数

   • COUNTIF_Range1 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域
   • Criteria1 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。
   • COUNTIF_Range2 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。
   • Criteria2 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

5. 通配符

   通配符可以辅助我们查找特定的内容，一般情况下使用的通配符有三种

   *****	代表多个字符
   ?	代表一个字符
   ~	转义字符

6. 求和，求平均值函数

   • SUM(number1,number2,……)求和函数

   • AVERAGE(number1,number2,……)求平均值函数

   • 对整个表求和的快捷键Alt+=；先选中需要求和的那张表，往右或者往下扩展一列或者一行，留作求和的值，然后按Alt+=

     

   • SUMIF(range,criteria,sum_range)

     • Range 为用于条件判断的单元格区域
     • Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、"32"、">32" 或 "apples"。（使用方法同COUNTIF）
     • 是需要求和的实际单元格。(可只写该区域的第一个单元格）

   • SUMIFS(SUM_range,criteria1,sum_range1,criteria2,sum_range2,...) 多条件求和

   • SUMPRODUCT ([array1]， [array2]， [array3]， ...) 该函数的作用是将数列对应位置的数相乘，然后再相加

     • [Array1] 其相应元素需要进行相乘并求和的第一个数组参数
     • [array2]， [array3],... 2 到 255 个数组参数，其相应元素需要进行相乘并求和

7. VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])：查找引用函数

   • lookup_value 需要在数据表首列进行搜索的值，可以是数值，引用或字符串
   • table_array 要在其中搜索数据的文字、数字或逻辑值表，可以是对区域或区域名称的引用
   • col_index_num 匹配的序列号，表中首个值列的序号为1，也即需要查找的数在选中的表中的列号
   • range_lookup 逻辑值：大致匹配用True或1或者省略，精确匹配用False或者0

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