Word 使用技巧

文档的写作，例来分为latex与word两大阵营。一个是论文界的宠儿，一个是平民的所见即所得。看起来好像前者更加牛一些。

本来我也是觉得latex比word好。但是使用latex时苦于找不到一个好的编辑软件。Ctex自带的WinEdit交互简直是一团渣。作为Vim的爱好者，又研究了一段时间latex-suite，并在一段时间以此为主战线，甚至连画图都是使用Tikz。

有人说，你觉得latex比word好，那是因为你没有花和研究latex一样的时间去研究word。后来在花了一定时间研究word之后，越用越顺手。甚至觉得比latex还好用了。再后来，需要编辑公式的地方多了，也就觉出word的不便来。现在也是平常心吧，各有各的好。

下面来讲一下使用word的一些心得。

排版

word当然不是一个出版的软件，但是用来应付平常的排版，绝对是绰绰有余了。

我以为，正常的开发流程应该是这样的，先是纯文本的书写，格式上只进行必要的分段。或者有一些特殊的格式，可以标记一下，当文本写完后，再来集中进行排版。这样，可以使写作时，专注于文本。以前的我，甚至现在的我也经常犯这种错误，写到一半，突发其想，想要一个特殊的格式，一时半会儿，又不知道该怎么样操作能获得这种格式，于是在网上各种查找。等到格式弄得满意了，已经过去了一两个小时。甚至最终也没有能够找到满意的解决方案，而写作时的连续性被破坏了，所谓竹篮打水。

集中排版时，可以调出样式窗格。

常用的样式都包含在里面了。下面举一个创建新样式的例子。

在引用他人文字的时候，需要引用文字有特殊格式，而默认的引用样式，往往效果不好。这里想要达到的效果是像网页中常有的那一种效果，文字呈灰色，在段落最左边有一条灰线。

这可以先在编辑区域作出这种效果。把光标置于编辑区域中的文字。然后创建一个新的样式，匹配当前样式。

对现有的样式也可以用这种方式作出修改。但是要注意的一点是，在修改正文样式时，建议把其他样式的样式基准设置为无，这样可以避免正文的修改引起其他部分样式的变化。

当对一篇文章排版完后，我们希望能把这个结果保存下来，下一次，只要调出保存结果，然后就可以排版出一篇类似的文章。这个保存的结果就是样式集。顾名思义就是样式的集合，它定义了文章的正文是什么样，标题1是什么样……。

要对一个已经存在的样式集作出修改，只要修改后保存覆盖它就可以。

还有另外一种方法是使用管理器。这个命令需要在全部命令中去找。

在管理器中，可以对两个文档中的样式进行复制，删除等操作。样式都是保存在文档中的。最典型的就是当对一篇docx文档样式作出修改时，结果就保存在这个文档中。我们刚才保存的样式集，相当于是保存为一个模板文档（dotx）。只有在样式集中加载进来时，才会使用。而有一个共用的模板，就是Normal.dotm是所有文档默认的样式集保存的地方。另外，在这个文件中也保存了宏的相关定义。

宏

我觉得，作为一个优秀的编辑软件，拥有宏（Macro）绝对是一件必不可少的事情。因为编辑中，时常有一些重复的事情。比如批量调整格式，输入重复内容等等。从Vim（正常模式下的q），Photoshop（动作），Visual Studio（宏资源管理）等等，无一不具有宏的功能。Word的宏也是一个强大的功能。

Word录制宏可以通过状态栏的快捷按钮，也可以通过开发工具选项卡下的管理按钮。开发工具选项卡需要经过设置才能显示出来。

这里分享几个自己经常在用的宏。Word中的宏就是VB代码，使用了Word开放的API。通过录制后进行修改，可以得到很多好用的宏。

• 代码格式化
  写文档的时候，经常需要往里面贴代码。如何排版的好看就是一件值得研究的事情。首先要解决的是代码高亮的问题。从IDE，或者Notepad++中复制可以得到高亮的代码。而我通常是通过这个网站。里面支持有各种各样的语言和主题。我一般使用Navy主题，比较淡雅，不会喧宾夺主。得到高亮代码后，往word里面一贴，其实还有一些工作要做。比如修改字体，修改大小，修改缩进等等。字体我喜欢用Menlo，适合代码，可以从网上下载。而代码字体大小修改为和正文一样大或者比正文小一些。缩进往往是比正文再缩进一个级别，以增加层次感。有时候，代码不会很宽，这样，就显得右边很空，这个时候，可以调整右边界，让代码看起来更加紧凑。这些工作，做第一次还有些设计感，后面就都是重复的了。这个时候，就可以把它录制为宏，需要的时候，一个按键就搞定了。下面是我把前面说到的调整录制下来的代码。

  Sub 代码格式化()
  '
  ' 代码格式化 宏
  '
  '
      Selection.Font.Size = 10
      Selection.Font.Name = "Menlo"
      With Selection.ParagraphFormat
          .LeftIndent = CentimetersToPoints(1.75)
          .SpaceBeforeAuto = False
          .SpaceAfterAuto = False
      End With
      Selection.ParagraphFormat.TabStops(CentimetersToPoints(1.62)).Position = _
          CentimetersToPoints(1.75)
  End Sub
  

• 保存为pdf文档
  在很多正规场合，文档的发布通常是使用pdf格式的。word可以在保存时选择格式为pdf。但是这种方法经常需要在一个很长的下拉列表中选择pdf格式，然后如果文件存在的话，又要点击确定。在反复修改与查看效果时，这种方法就变得不可忍受。这时候就该想到写个宏了。还是先进行录制，然后再进行修改。
  
  代码如下：

  Sub SaveAsPdf()
      Dim filename As String
      filename = ActiveDocument.Path & "\" _
          & CreateObject("scripting.filesystemobject").getbasename(ActiveDocument) _
          & ".pdf"
      ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
          filename, ExportFormat:= _
          wdExportFormatPDF, OpenAfterExport:=False, OptimizeFor:= _
          wdExportOptimizeForPrint, Range:=wdExportAllDocument, From:=1, To:=1, _
          Item:=wdExportDocumentContent, IncludeDocProps:=True, KeepIRM:=True, _
          CreateBookmarks:=wdExportCreateHeadingBookmarks, DocStructureTags:=True, _
          BitmapMissingFonts:=True, UseISO19005_1:=False
  
      Dim a
      Dim s As String
      s = "e:\SumatraPDF\SumatraPDF.exe  -reuse-instance " & Chr(34) & filename & Chr(34)
      a = Shell(s, 1)
  End Sub
  

  这其中要修改的几个关键的地方

  • 文件名的获取，录制下来的宏中文件名是一个常量，我们需要文件名为当前文件名替换后缀后的结果
  • OpenAfterExport设置为false是因为不想调用默认pdf查看器。我安装了两个pdf查看器。一个是foxit reader，特点是注释功能强大。但是在这种预览的使用场景中，需要的是对文件非独占（其他程序可以写入），对文件的更改，可以自动载入。因此，在这种情况下，更适合的是sumatrapdf软件。这个软件非常小巧而且满足我们的需求。需要特殊提到的是，由于word在重新生成pdf时，作了特殊处理，因此sumatrapdf不能检测到变化。这一个问题我在论坛上提出后，很快得到开发者的响应，在开发版本中，已经解决了这个问题。详情可见这里。所以使用的版本至少需要大于v2.6.8869。开发版本可在这里下载。

这个时候再把宏添加到快速访问区，这样，只要点击一个按钮就可以生成pdf，而且在使用sumatrapdf时，还是实时加载修改的。