PPT技术干货1(下)——数据图表分析、逻辑梳理、高效办公

数据分析

让数据指导决策，帮你获得业绩增长

数据展示是PPT必备的基础技能， 有些人是简单粗暴的将数据直接堆在页面上：

这样的汇报缺乏重点，不具有针对性。

图表该如何设计呢？

1、数据可视化，内容交互化，选中名字就可以看到每个人的业绩情况，是不是更清晰直观呢？

平时看到大公司使用的数据看板，觉得高端大气上档次，其实使用PPT也能轻松搞定：

2、PPT图表自动更新，轻松实现自动化办公

如果你每次制作PPT图表的时候，都是重新填写数据，生成图表，排版美化，这样当然耽误功夫。

如果我们使用Excel和PPT关联功能，就能实现在Excel里调整数据，PPT里的图表自动更新，排版美化等都省了，这样几分钟就把PPT图表搞定了。

　　　　　　　　　　　　　　　　左侧excel里更新数据，右侧PPT图表自动更新

特别提醒，采用这种方式同步到PPT中的图表直接同步的是数据信息，并不会影响到PPT中图表的排版、配色等。

3、好看的图表和表格一样，使用合适的配色很关键。

深色背景+绿色或蓝色适合表达科技感：

商务风也可以很清新简约，现在很流行哦：

个性化的图表也很受欢迎，比如把柱状图填充三角形：

这样的效果也是几分钟就完成了。需要注意下，这里的柱状图并不是一个个绘制出来的，否则数据内容无法自动调整。

4、使用插件做趣味性的个性化图表就更简单了：

鼠标拖动就能更改内容，数据自动配合调整，一切都是这么顺畅。

5、我们还可以为不同的图表选择合适的动画效果，让数据呈现更直观：

逻辑梳理

逻辑够清晰，表达才有力

做出好看的PPT，就可以碾压对手、走上人生巅峰了吗？老板和甲方爸爸并不会这么好糊弄。

你的思维有逻辑吗

你有没有发现有些人滔滔不绝说了半天，人们根本不明白他到底在说什么，而有些人短短几句话就能就能清晰的说出问题的关键，勾起你极大的兴趣。

也许这种现象正发生在你身上：当你拿着精心准备的PPT做演示，本想大显身手时，领导却不停的提醒你“说重点”。你不断换着法的表达你认为的重点，但领导早已表现的不耐烦。这时你内心充满委屈和疑惑，天哪，难道我说的还不是重点吗？

关于逻辑梳理，我们会单独出一篇文章来详细说明，这里先简单举一个开会的小例子感受下。

如果员工跟你说：

“张总临时有事，周三他没时间，李总周三之后也行，但最好是周五15:00之前，不过周四的会议室被订完了，周五上午可以，王总周四很晚才能外地出差回来，所以我建议把会议时间改在这周五上午10点，您看行吗？”

是不是大脑完全运转不过来，感觉他逻辑很混乱。如果员工说：

“我们可以把周三的会议改在周五上午10点吗?因为这个时间张总、李总、王总都合适，会议室还能预定到。”

整理之后的逻辑就清晰多了。

如果你认为第二种方式理所当然，怎么会有第一种人，那么恭喜你，你的逻辑思维还不错。只不过上面的例子很简单，在面对复杂状况时，很多人都变成了老板眼中的第一种人。所以系统的逻辑训练很有必要。

你的表达够精准吗？

我们不仅要掌握逻辑思维，还要懂得精准表达。比如下面这个页面，逻辑很清晰，但不够直观：

通过梳理内容，可以修改成下面这样：

基本上瞄一眼就都懂了对不对，这就是精准表达的价值。

高效办公

1小时搞定1天的工作量！

你有过做PPT到凌晨的经历吗？我有过，很多次。一份60页的PPT，第二天就要交。没办法，只能熬夜赶工，等我做完天都快亮了……

学习PPT之后，我才知道，原来PPT有很多超方便快捷的操作，掌握之后，几天的工作量，1个小时就能搞定！

不信？举几个例子：

1、老板给你一份40页的word文档，让你做个PPT，怎么办？或者你已经辛辛苦苦花了2天时间，整理好了PPT内容，还打算花2天制作美化PPT吗？

其实，你可以直接把word转成PPT，几秒钟就能完成几百页PPT！

直接生成的PPT还不太美观，不怕，简单几步快速美化，几分钟做出一份60-70分的PPT：

是不是很神奇？其实这是PPT自带的母版功能。很多人都听过、用过母版，但都用的不得其法，或者不知道如何巧妙使用。

2、纯文字的内容不美观，能不能做成逻辑图表展示呢？当然可以，只要3步就能搞定哦。比如从文本到组织结构图：

不只是组织结构图，任何文本内容都能快速转化成更美观的逻辑图表展示。

再来看个制作目录的案例吧：

内容随意添加和删除，顺序随意调整，还可以任意更改样式。如果是手动绘制的，发现需要调整，相对就会更加费时一些。

3、PPT做的丑有一个重要原因是PPT里的内容不整齐，手动调整对齐关系太费事，排版插件了解一下吧。

鼠标1拖、2点，3步搞定排版，整整齐齐。

4、页面中经常会制作同样格式的内容，传统的复制粘贴之后还需要继续调整元素位置，不够方便，使用快捷键操作一气呵成：

5、如果觉得PPT自带的功能还不够神奇，试试PPT插件吧。

PPT插件是PPT辅助工具，安装好后直接嵌入到PPT界面。PPT插件功能强大，就像给PPT安装了作弊器，别人还在使用冷兵器冲来冲去，你已经使用飞机坦克了，战斗力提升是碾压级的。

比如批量调整配色，商务蓝、党政红、环保绿，鼠标点一下，即可全部应用：

在PPT中插入图片，常规做法是到网上搜索资源，下载，插入PPT，裁剪图片，调整大小、调整尺寸，调整位置，设置阴影边框等，是不是太麻烦了。

使用插件，直接PPT在PPT内搜索图片，喜欢哪个点击一下直接应用到当前页面，尺寸、位置、样式直接应用进去，省去了手动调整的麻烦：

类似这样的快捷操作，还有很多。熟练后，1个小时就能搞定PPT，再也不用加班熬夜，从此开启开挂的人生，成为全公司最会做PPT的人。

备注：摘抄之51CTO