上门服务前

上门服务计划,要详细,提前发给客户,反复确定双方的行程

上门服务所需的常规文档(培训SOP,培训记录)

项目组内反复确认本次上门要完成的事项

……

上门服务中

先跟老板沟通项目进展,本次上门的计划安排,提出需要老板支持的地方同时获取老板的意见

严格区分讨论会,决议会,培训会等一定要让相关责任人签字确认相应文档

白天多开会,晚上对白天的讨论内容进行总结,写成方案,第二天跟客户反复确认

总结会要召开,对本次取得的成果进行汇报,重点是布置作业

……

上门服务后

把本次上门双方达成的决议进行总结,形成方案书,以邮件形式发送给客户老板以及ERP负责人

再次把客户的作业明确化(事项,责任人,时间节点等)形成文档,以邮件形式发给客户老板及ERP

负责人

针对客户的作业完成情况要持续跟催,以邮件形式告知客户老板目前项目的进度

……

相关邮件沟通示例:

2016/6/30

唐工,你好:
我是普实公司的丰工,现发邮件将亚德西(机械)下阶段的要完成的事项列举如下:
1. 亚德西(机械)需要在本周将服务器的系统换成:windows2008 64bit企业版,需要开通的端口信息请详看附件(服务器安装事项)
2. 亚德西(机械)需要在本周确定你方ERP小组成员以及种子团队成员,并将“ERP推进组,ERP岗位对应”两份文档(模板详看附件)填写完整回传给普实。
3. 基础资料整理:包括物料,员工,供应商,客户等基础资料(模板详看附件)需要在下周五之前整理完毕发给普实。
4. 亚德西(机械)需要尽快确定亚德西(机械)与 亚德西(新材料)整合的确切日期并告知普实,因为这决定原材料的记账问题。
5. 亚德西(机械)需要在下周三之前提供出成品库的库位分布以及编码。
6. 亚德西(机械)需要在下次上门之前采购成品库的无线蓝牙扫描抢(可支持一维码以及二维码扫描)。
注:上述所说的模板如有不理解之处,请尽快联系我们,我方会根据上述作业完成情况来制定下次上门的时间。
普实软件

2016/07/15

李总,你好:
我是普实公司的丰工,首先对之前未能如约给你发《详细实施计划》,《奖惩方案》,《岗位责任对应》三份文件发给你表示歉意。先将这三份文件发给你,其中《详细实施计划》中注明了我们每次上门时间以及每个阶段双方的任务;

《奖惩方案》中针对你们的业务流程已经稍加改善,请参考这个将你们最终的《奖惩方案》也发我们一份。
另说明一下你方要急切完成的工作,为保证项目的整体推进,请注意时间节点:
1. 亚德西需要尽快将编码规则文档完善,并发给普实一份。
2. 需要在7月18日前提供所需的打印样式:入库箱标签,出货标签,采购合同,请购单,销售合同。
3. 需要在7月20日前将所有使用系统的电脑装上谷歌浏览器,IM客户端,将用户录入系统,权限结构搭建好,保证每个用户可以登录并且登录一次。
4. 7月19日将整理好的客户,供应商信息发给普实。7月21日将整理好的物料信息发个给普实。
祝:工作顺利!!!

2016/07/22

李总,你好:
我是普实公司的丰工,经过昨天上午的流程再次沟通确认,下午的通用操作培训、采购、销售的培训,最后是现场提问考试打分,培训效果很好,但是仅仅靠培训是不行的,因此需要他们自己下去练习。
现将下阶段双方工作汇报如下:
亚德西方面工作:
1. 系统用户的建立(尤其是采购、销售、仓库、财务以及各部门的领导),这个需要在本周完成。
2. 权限结构的维护
3. 一期使用系统的用户的电脑的IM客户端,谷歌浏览器的安装。
4. 通用才做培训完的员工每个人要登录系统一次(系统可以拉出登录记录),把自己的现场考试的题目至少操作一遍,下次上门的时候检查。

普实方面工作:
 1. 物料编码规则文档完善
 2. 物料信息的导入(含成品,原料,刀具,备件等)
 3. 员工信息的导入 
 4. 流程的改制以及SOP制作
祝:工作顺利,注意防暑!!!

2016/07/30工作汇报

李总,唐工,你好:
我是普实公司的丰工,现将下阶段双方要完成的工作汇报如下:
亚德西方面工作:
五金模具刀具作业
1.8月1号之前基础资料核对:尤其是单位。五金仓,设备仓。
2.系统料号跟手工帐对照上。
3.系统料号检查:新增或者关闭。
4.练习,其他出库,其他入库,库存调整单每天3张单据。
成品库作业:
1.成品物料明细。8月1号提供给普实
2.入库标签,出货标签确认。8月4号前确认掉
3.销货单,出货单打印样式确认:8月1号前确认掉
4.客户库位划分,8月4号提供给普实
销售作业:
1.客户信息核对
2.练习:录订单,受订单的使用,开发货通知单等。
采购作业:
1.供应商信息核对,尤其是供应商分组。
2.采购订单打印确认。
3.练习:录采购订单。
普实方面工作:
1.8月5号前提供流程的SOP
2.成品物料导入:根据亚德西提供数据的时间来定。
3.打印样式改制
4.入库流程完善
另:下次上门时间为8月5日,详细计划会提前发给唐工。
祝: 工作顺利!!!

2016/08/14

TO 唐工
CC 李总
你好:
我是普实公司的丰工。按照之前双方约定的ERP上线计划,明日(8月15日)ERP项目(包含:采购,销售,仓库模块)正式上线运行。
首先对没能及时把明日上线计划发给你方表示歉意。经过查看系统,期初的数据尚未完全录入系统,请你方跟催一下,尽量今天将
期初的数据完整的录入系统(如果时间来不及,请将明日要使用的未清订单录入系统,其余的在上线之后尽快录入系统)。我方坚信
在李总的支持下,唐工以及双方共同努力下整个ERP项目的上线以及后续工作会取得完美的结果。
另:1.明日上线计划请查看附件。
    2. 明日刚开始会召开上线动员会(9:50-10:10),请李总安排好自己的时间参加此动员会议。
祝: 工作顺利!!!

2016/08/15上线第一天汇报
TO 李总
CC 唐工
你好:
我是普实公司的丰工。经过一天双方的紧密协作,系统上线在稳步进行,尤其是成品入库标签的登记打印,成品扫描入库做的很好,这与你方的执行力强是分不开的。
我方会在明天继续进行现场指导。
有一点需要重点说明:今天我负责指导成品仓库的入库,发货,发现你们目前成品仓库使用5套账目(易捷,天心,EXCLE,每日台账,普实ERP)在管理库存,根据
我们之前实施的项目,没有一家能够在超过两套帐管理库存的情况下保证库存100%的准确可信,经过询问你方仓库人员也验证了这个问题,你方仓库人员回答目前最
准确的一套帐的准确率才有80%左右。
因此要想把仓库管理有效的管理起来,我方建议如下:
1. 停止易捷,EXCLE账的录入,这样可以减少很大的人工成本。
2. 由唐工负责天心系统的维护。
3. 销售,采购,仓库的人员要以普实ERP为主导,由于目前招了很多新员工,正是他们接受新系统的最佳时期。
以上三点希望李总认真考虑,盼望得到李总的支持。
祝:工作顺利!!!

TO 李总
CC 唐工
你好:
今日是系统上线第二天,今日情况如下:
1. 成品入库标签除了个别两个单位由于没有维护好四班号(目前已经跟唐工一起维护好),客户料号(唐工正在整理)没有维护好,用EXCLE打印,
其余全部在ERP中打印了。
2. 成品的入库,成品的发货(包括订单,出货计划)已经全部在ERP中做,并且销货单已经在系统中打印。
3. 采购目前由于请购的归属问题导致没有顺利的执行下去(需要确定请购的归属问题)
以上就是今日的情况,明日我们会继续现场指导。
以下两件重要的事情需要跟您说明:
1. 请购的归属问题需要跟您,采购部负责人,车间仓库等需要请购的负责人进行沟通讨论确定原料,五金,刀具,备品备件等请购归属问题。
2. 明日我们会出一份库存的准确计划(包括:成品库,五金仓库,备品备件仓库,刀具库等,重点是成品仓库),这个更需要你方人员去抽查、
盘点、调整。我们会全程跟催协助(包括远程辅导),坚信在这个月底能够使库存准确率有非常大的提升。
祝:工作顺利!!!

TO 李总
CC 唐工
你好:
我是普实公司的丰工,针对目前系统使用情况做如下汇报:
1. 9月6日(昨天)已经将模具的采购流程全部培训了,他们已经会操作,接下来希望你方能够监督其落地执行,我方会全程给予协助以及跟催。
2. 9月6日(昨天)已经将PDA扫描使用的方法以及注意点全部教会了唐工,成品仓库人员,PDA使用过程中有问题的请及时联系我方。
3. 目前已经在系统中管控的仓库有成品仓、模具仓、刀具仓、五金仓、包材仓,领用以及归还都有在系统中做,但是采购收货只有周培玲自己在做,
  下面要你方监督执行,操作不熟练的可请教唐工,周培玲。
4. 成品仓库的管控,虽然入库、发货都在做,但是经过上次财务抽查了15款料,只有3款是完全正确,其他的都有或多或少的差异。

以下内容是成品仓库库存不准确原因分析、查找、改善以及库存盘点的方案。

一.成品库存不准确原因分析
针对第四点成品库存不准确的现象,经过询问得知原因可能如下:
1. 期初数据不准确,因为期初是从天星系统直接导入我们系统的,天星的准确率也没有100%。
2. 销售发货一直都在做基本上没有少,那就是产品入库可能存在问题。

二.成品库存不准确原因查找
针对以上两点原因,提供出一份库存准确保证方案,如下:
1. 把上次抽查的15款料的库存在系统中调准到跟实际库存一样,这样可以保证期初是正确的。此阶段请在9月8日下班前完成。
2. 以两个礼拜为周期(此期间内要持续关注这15款料的出入情况),9月17日(下周六)再次进行抽查这15款料,查看系统跟实际有无差异,如果存在差异,
  可通过系统的库存余额表查找本期的出、入,找到不准的原因进行持续改善。如果没有差异,那就很大程度上说明,库存不准很可能是期初数据不准。
3. 月底财务抽查库存的时候,这15款料要必须抽查。

三.成品库存盘点方案
我方经过跟李经理沟通,针对其他的成品采取滚动式盘点方式,方案如下:
1. 成品仓库,每天盘点若干料号(可根据客户来进行盘点)。
2. 把实际的库存跟系统库存去比对,有差异的先查找原因,看是期初录错了,还是入库、发货有问题,然后进行系统调整。
3. 成品仓库一定要制定盘点计划(确定每天盘点时间,人员,物料),请把盘点计划抄送普实。
3. 我方建议先对出、入非常频繁的成品先进行滚动盘点调整。

希望在双方努力下,把成品库存的准确率提升到95%以上,盼望得到李总的支持。
祝:工作顺利!!!

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