亚马逊的文档要求任何一份开会备忘录/要点备忘录都需要控制在4页左右,Jeff 自己也强调过,4页的备忘录比20页的备忘录要求的更高,它不仅需要更好的思考,也需要对开会讨论各个重点之间关系的理解。ppt式的pre忽视了想法之间的关系,也丧失了重点之间的相互联系。

每一个开会时的memo都需要回答四个问题

  • 将要讨论什么
  • 面对这个问题之前是怎么做的
  • 我们现在做的和之前相比的有什么区别
  • 这对公司而言 有什么关系

这四个问题可以用到任何的汇报中,他从四个维度反映了开会者对这个会议的贡献和这个project具体的作用(第四点)
那么我们如何写出这样一份文档呢,作者给了几点需要注意的要素,下面给出一个总结。

  • 使用真正的句子和段落组成文章,不要使用任何类似于子弹笔记或者快速笔记的简写,保证别人也能看懂。
  • 使用正确的语法和合适的用词,不能有错别字。尽管这不是要点或者非常重要的东西,但是从细微的细节可以反应这个人的态度。
  • 理解这份文档的用途,不要让这个文档看起来模棱两可,让这个文档有明确的目的。
  • 尽可能少的忽略无关项。不要让文档掺杂太多的和目的无关的内容。如果无关项太多,那么就更容易跑题。
  • 对于你的工作要非常的确定。如果在文档中对于某些需要选择的方案没有一个非常确定的结果,那么对这几个选择都要进行分析,然后给出自己认为的最好的,并且给出自己选择的理由。
  • 要从顾客的地位着想,每一次与顾客有关的讨论,都要说出和顾客相关的影响,并且要从代表顾客的方面进行讨论。
  • 在做pre之前,要和团队的成员保持一致,不要随便的改动改动文档内容,如果需要改动,那么要让每个团队成员知道。
  • 不要冒失,如果在做pre之前,没有做好准备,不要想着糊弄过去,应该想着能否先延迟这次会议,重新协调,如果是糊弄别人,那么总会被发现。
  • 不要太短视,不能仅只看到一个问题,只针对这个问题提出相关的方案。应该要想到这个问题之后的整体逻辑,需要能看到其他方方面面,比如市场其他竞争者的状况,比如后续的跟进方案。
  • 不要使用模糊的数字,如果有精确的数字,那么直接使用准确数字来描述现在的状况。

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