[AX]AX2012 R2 出差申请和支出报告

AX2012中有个模块叫做出差和支出，用于管理出差以及相关的费用，用户只能在员工自助服务EP站点上提交出差申请、费用报销报告，在Client程序中做审核以及后续的支付动作等，最后形成相关的财务分录。

出差申请

在自助服务站点的Expense下用户可以新建一个“Travel requistion”，需要填写的内容包括出差原因、出差目的地、以及预计的出差费用行。

出差原因在“Travel and expense>Setup>Optional setup>Expense purpose”维护，出差的目的地在“Travel and expense>Setup>Optional setup>Travel locations”维护。费用行需要首先选择一个Expense category，支出类别在“Travel and expense>Setup>Travel and expense entry>Expense category”维护。支出类别不是表面看起来那样简单，根据支出类别类型的不同能设置的内容也不同。新建一个支出类别前需要新建一个共享类别（Travel and expense>Setup>Travel and expense entry>Shared categories），诚如其名，这个类别为多个模块共享，在Project management and accouting、Organization administration的设置中都能找到Shared categories。

一个共享类别可以用于项目、支出、或者生产，但是一个共享类别不能同时用于支出和生产，如果你同时选中“Can be used in expense”和“Can be used in production”，系统会给出警告提示。如果选择了用于支出，你必须选择一个支出类型（枚举TrvExpType），比如津贴、旅馆、航线等，而根据支出类型是否支持明细的不同（TrvExpenseType::supportsItemization()），你还可以设置子类别，比如上图中的Airline是可以有明细的。

有了可用于支出的共享分类，才能新建支出分类，新建支出分类时只能从可用于支出的共享分类中选择。

在支出分类中可以设置支付方式、是否强制明细、是否启用、统计组、以及财务主科目。有的支出类型是不能设置财务科目的，比如个人花费（Personal expenses)。其中有两个支出分类是比较特殊的，Mileage和Perdiem：

Mileage用于私车公用（瓷器国听到的多是公车私用啊）情况，后续在计算费用的时候是根据里程×费率来计算的，在“Travel and expense parameters”的“Standard rate of mileage”中可以维护标准费率（在Human resource中打开某个员工，Expense management>Mileage下可以维护年度费率，是否和支出有联系又是具体怎么用还没来得及研究）。

Perdiem中文叫做出差津贴，在Travel and expense>Setup>Per diems>Per diems维护，首先需要在Per diem locations中维护津贴地点，比如出差的城市，根据出差城市的不同在津贴维护中设置相应的酒店费用、餐费和其他费用、起止日期，在Per diem rate ties中还可以根据出差时长设置报销的比率。后续支出报告中根据选择的津贴城市、时长具体计算津贴的总费用。

回到出差申请的创建，在添加一些类型的支出行时，还可以选择相应的商业单位（Merchants)，比如航空公司、酒店名称等，在“Travel and expense>Setup>Optional setup>Merchants”维护。编辑完支出行点击保存时会自动计算费用，完成所有支出行的编辑后就可以提交出差申请了。根据工作流的设置（Travel and expense>Setup>Travel and expense workflows）出差申请会为具有批准权限的用户创建工作事项，有意思的是在试图打开出差申请的工作项时会有错误（\Classes\WorkflowQueueDocumentView\main在打开工作项相关MenuItem的Form时因为菜单项名称空提示FormRun未初始化），原因在于在Client中没有一个Form来查看出差申请（支出报告是有的），出差申请的批准也只能在自助服务的审核中完成。审核完成的出差申请不能再编辑，在“Travel requisitions”列表中我们可以看到相应的审核状态，还有一个状态叫做Reconciliation status，显示的是出差申请费用是否结清，在操作板上有个“Close”的按钮可以用来手工关闭出差申请为结清状态。

支出报表

其实翻译成费用报销更为合适，同样也是在自助服务EP站点中创建，在新建一个Expense report时会弹出一个对话框，提示选择未结的费用：

这里显示的记录来自于Data set TrvUnreconciledExpenseTransaction，它基于视图TrvUnreconciledExpenseTransUnion，视图TrvUnreconciledExpenseTransUnion又来自于查询TrvUnreconciledExpenseTransUnion，查询TrvUnreconciledExpenseTransUnion是视图TrvUnreconciledCreditCardTrans和视图TrvUnreconciledExpenseTrans的联合，前者的数据来自于表TrvPBSMaindata，后者的数据来自于表TrvUnreconciledExpenseTransaction（这一长串的关系！）。

TrvPBSMaindata表示的是这样的数据-比如出差中使用了公司的信用卡付费，这些付费的记录就保存在表TrvPBSMaindata中，这些记录可以通过Travel and expense>Periodic>Credit card transactions查看，但是系统中是没有地方输入这些记录的，它们可以使用Travel and expense>Periodic>Credit cards>Credit card import from folder或者Travel and expense>Periodic>Credit cards>Import a specific credit card file，前者导入一个目录下的所有文件，后者导入一个指定的文件。那么文件是什么样的格式呢？在导入对话框中是需要选择一个导入格式的，其实是一个AIF的入口端口名称，我们需要使用服务TrvPBSMaindataService创建一个入站的文档服务，文件的格式则是文档服务描述的XML格式。导入功能会间接的调用TrvPBSMaindataService服务来导入数据，大致的执行路径（导入文件夹为例）是TrvSysImportFolderBatch.run()->SysImportBatchProcessor.run()->SysImportProcessor.processInput()->AifImportUtil::ProcessFile(sourceFile, _inputFileFormat)，参数_inputFileFormat就是入站端口的名称。

还有一些费用报销凭据来自于消费的收据，收据数据（传真件，比如tif格式的图片）可以通过Travel and expense>Periodic>Receipts>Import faxed receipts for employee或者Travel and expense>Periodic>Receipts>Import faxed receipts for expense report导入，导入的结果就保存在表TrvUnreconciledExpenseTransaction中。导入文件通过文件名称来确定员工或者支出报告号，比如文件名“员工编号$01_20130618.tif”，员工编号必须在首位，使用“$”和“_”分离其他内容，在EP站点中选择一个支出报表我们可以通过操作板上的Employee cover page或者Expense report cover page打印传真的封面页（在我的系统中显示不出相应报表中的图片！）。导入传真的员工收据的执行路径TrvImportReceiptsBatch_Employee.main()->TrvImportReceiptsBatch.run()->TrvImportReceiptsBatch_Employee.importFile()->TrvReceiptsHelper.attachFileToEmployee(hcmWorker.RecId, _filename, _file)，它在TrvUnreconciledExpenseTransaction表中查找/创建员工的记录，并将导入的文件作为附件保存到表docref中，在这一过程中看不到任何导入具体费用金额的地方；导入传真的支出报告收据的执行路径TrvImportReceiptsBatch_ExpenseReport.main()->TrvImportReceiptsBatch.run()->TrvImportReceiptsBatch_ExpenseReport.importFile()->TrvReceiptsHelper.attachFileToExpenseReport(TrvExpNumber _expNumber, Filename _filename, DocuValueFile _file, Description _documentDescription = '')，它只是简单的把导入的文件作为支出报表的附件创建相应的docref记录，也没看到具体导入金额的地方。那么具体如何导入消费的具体信息呢？同样可以使用AIF服务，这次用到的服务名称是TrvUnreconciledExpenseService，在系统中没有找到和导入信用卡记录类似的操作，看来只能手工调用这个服务来操作了，另外也没有看到任何窗口可以查看这些导入的TrvUnreconciledExpenseTransaction记录。

表TrvPBSMaindata和TrvUnreconciledExpenseTransaction数据的合集称为未结的支出消费，在创建支出报表时我们可以选择这些未结支出，它会自动为我们创建相应的支出行并做详细化（Itemization），我们也可以在支出报表中使用“Add unreconciled expenses”手工选择未结支出来创建支出行。

当然也可以使用New expense line手工创建支出行，这和出差申请的支出行类似，不再赘述。

在费用支出上，我们是可以设置策略的（Travel and expense>Setup>Polices>Expense report），比如在某个城市的酒店住宿费不能超过多少，如果超过限制金额则不运行提交。另外在支出报表的Travel requistion一栏可以选择一个出差申请，表示费用报销是基于哪次出差的，在Tranvel and expense parameters中有个设置叫做“Pre-authorization of travel is mandatory”，如果勾选这个选项，支出报表必须选择一个出差申请（Tables\TrvExpTable\validateSubmit中验证）。

同样，完成支出报表的编辑后提交到工作流，所有的支出报表在Travel and expense>Expense reports>All expense reports中看到，我们可以直接在这里批准，而不需要转到工作列表或者EP上的审核列表。已经批准的支出报表可以过账（Post）为财务分录，记账科目为支出类别以及支付方式的不同而不同（留待以后研究）。