GTD：是一种态度

时间管理发展的四个阶段：

第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力；

第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要；

第三代理论正是目前流行的优先级观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标；

第四代理论跳出“时间管理”的定义，主张把把重心放在维持产出与产能的平衡上。

时间管理不是去管理时间，而是在有限的时间内有效地完成任务。时间管理的目的不是把所有的事情做完，而是在有限的精力与时间下，做出最大的产出。另外，时间管理不是把你的生活划成条条框框，而是通过事先规划，降低时间的变动性。

 

GTD是关于什么的？

简单的概括，就是对任何事情都做好准备：

   “把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”

本文介绍了GTD系统由五条核心原则组成：收集、处理、组织、执行、回顾。

一、收集

     GTD一书中建议我们需要通过记录的方式把头脑中的各种杂事移出来，放入收件匣。通过这样的方式，头脑不用塞满各种需要完成的事情，才能集中精力在目前进行的事上。

解析：

   如果你没有将自己的想法和任务立即记入记事本/笔记本中，而只是简单地记在脑海中的话，我建议你现在就立即记录到你的笔记本中。收集的习惯对任何人来说都是十分重要——它能够帮助你把那些不断在脑中出现的事情清理出去，从而减缓你的压力，而又不会使你忘却。

   全面收集的关键在于你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来,并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。千万不要拖延几步，否则信息会积累得越来越多，最后让你失去坚持下去的动力。记住要积极主动地规划你所收集的信息，不要让信息堆积堵塞你的动力。不管你用的是什么工具，它必须便于携带且能快速的记录信息。

二、处理

将你收集到的任何信息进行处理。每个星期至少处理清空一次你的“收集箱”。

处理你的收集箱要遵循的工作流程：从第一条信息开始处理；每次只处理一条信息；不把任何信息放回收集箱；

如果任何一项需要做：马上执行（两分钟原则）/委托别人完成/它延期；否则：将它存档以便查询/把它删除/定义合适的目标与情境，以便下一步执行.

三、组织

组织就是安排行程，在GTD的理念中，日历是个“圣地”，只有明确时间约定的事件才放入日历，其余就放在待办事项栏里。我想它们的区别也就在于一个是确定时间的（即Must do)，另一个则相对没有确定罢了(可做可不做， 希望你尽快做，但不设时间，根据地点、剩余时间、精力、优先级而定）。

你的工作其实并没有那么困难，说自己忙碌不是个借口，真正的原因在于你没有花时间把这项工作理清头绪，划分成确实可行的任务清单。

1-下一步行动

对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。

例如：“给十期讲时间管理GTD”，下一步行动可能会是“制作PPt讲义”，“找米老师审阅” “约定讲课的时间+准备资料”。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。

为什么下一步行动这么重要？

·（1）长期占居你的任务清单但尚未完成得项目。

你可以做的是行动，而不是做项目。你不能说去做“学习数据库”或者“SB英语学习”。因为这些都是的项目，项目是不能去做的。你需要把项目都分成一个一个的行动步骤，把这些行动步骤列入你的任务清单中，然后做你的行动。

当你接到一个项目时，你应该总是问：在这个项目中，我要做的下一个行动是什么？比如说项目“给十期讲时间管理GTD”，那么你的下一步行动可能就是把“网上搜索时间管理的资料”，“整理资料”，“制作PPt讲义”，“找米老师审阅”“完善演示文稿”“约定讲课的时间+准备资料”。这些项目都会有多个步骤的行动，而你就应该从这些行动中选出要完成的放入你的任务清单中。

·（2）从任务列表中删除暂时不能完成的行动。

询问“下一步行动是什么”是为了保持项目的进度保持不断向前，所以我们就应当把暂时不能够完成的行动从任务列表 中删除以免受到不必要的干扰。

·（3）在每步行动中快速下决定。

我们常常因为在某些行动中犹豫不决而被迫拖延行动时间。询问“下一步行动是什么”避免让你陷入整个项目的支条岔道，相反你只需要简单快速的决定下一步做什么。同时，也避免在”思索“的过程中浪费时间，耽搁了直接进入”行动“过程。

2-项目（Projects）：

每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

3-委托/等待（Waiting for）：

当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件。就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出。

比如：班长给组员发送邮件“收集SLA文档批注”

4-将来/可能（Someday/Maybe）：

这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习C++”，或者“准备自考学习计划”。把你的任务从待办清单中拿掉，估计你需要花多少时间完成它，然后将其转移到你的日历中。虽然日历非主要的工具，但是可以用来跟踪预约和委托，提醒某件必须在特定期限内完成的事情等等。（每天留出1-2机动番茄去处理临时突发事件）

比如：我在Google日历中设定每周日下午4：30-6：00的番茄执行官会议。

五、回顾

    每周回顾——有规律的记录和更新你的任务清单和项目清单，进而确定你是否在正确的目标和任务上。经常回顾能够保证一切任务都井然有序，也是对你自己安排的工作是符合自己设定的目标的审核；对你的计划进行查漏补缺，确保手头没有未经处理的紧急的电子邮件，保持你的任务清单是在不断更新的和使你维持身心愉悦的状态。

重中之重：把周回顾放进日程表中

周回顾应该帮助你完成三件事情：变得清晰、掌控当下、获得创造力。

四、执行

执行是所以习惯中最最重要的！如果你把自己的时间都花在组织工作、而不是执行它们，那么这样的系统是个只说不做的无用功系统。前面的步骤都是为了在你做事情的时候，使它变得简单、容易、有趣的话，让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心,一次只执行一件事。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。

1-两分钟原则：

一般少于2分钟的立刻就做掉，这样事情不会堆积。其实只要5分钟内能搞定的我都立即处理了。

2-二八法则

   80/20法则告诉我们：“一分耕耘多分收获”， 提高效率就要抓住那20％的重点，就达到了“四两拨千斤”的效果。

3-放置大石头的艺术：让你的效率翻倍

如果将你的一周比喻成七个大木桶，而你每天需要完成的事情按重要性比喻成大石头，小鹅卵石和沙子。仔细想想，现在的你是先倒入的沙袋呢？还是先放的大石头？

4-为什么要区分紧急与重要任务？

我认为有必须要解释一下紧急和重要的概念。因为你可能并没意识到，紧急与重要是完全相互独立的。只要你了解了这点，那么你就能轻松地从任务清单中挑选出自己的优先任务了。

强调的是：以上这些道理都很容易理解，但是你真正需要是学会分辨“真的重要”和“显得重要”，以及“真的紧急”和“显得紧急”的任务。判断任务是否真的重要的标准很简单，它是否对达到自己的目标（短期或长期）有益。判断任务是否紧急就没有那么容易了，因为我们总是认为任何事情都很紧急。实际上，真正的紧急的任务是少之又少。你得多多练习，就会找到一个适合你对紧急任务的判断标准了。

综述：

GTD主要在于用脑子思考和分析，GTD工具只是辅助记忆和提醒时。我无非就是需要一个提醒我接下来需要做什么事的行动清单，以及一个记录及提醒我特定时间或日期需要做什么事的日历（google calendar，免费的手机短信提醒，与Android手机同步）

·GTD是一种态度

GTD不应该被任何一种工具固定了模式和套路，每个人都可以借助不同的工具来达到搞定的目的。这就好像武功的最高境界，并不在于一招一式，而是无招胜有招。

最后，衷心希望各位都能找到自己的GTD之路！