如何使用OpenShare部署和运营企业门户
如何使用OpenShare部署和运营企业门户
这篇Blog是偏向企业内整体门户部署和运营的指南,是偏向整体管理和规划的,并不是针对终端用户的OpenShare软件操作手册,具体的操作可以上优酷看相关视频。
基础概念:网站是OpenShare企业门户的载体
从根本上讲,使用OpenShare构造的企业门户,其基本载体是网站:文档,联系人,大数据,流程,应用等等等等的所有内容和功能都通过网站这个载体得以体现,比如:
- 一个项目组要进行协作,那么做法就是基于“项目网站”模板建立一个这个项目组专属的网站,然后项目组成员就可以在其上进行协作了。
- 法务部想要以电子信息作为证据,那么就基于“电子数据发现中心”网站模板建立站点,然后有权限的人就可以搜索企业内SharePoint,Exchange和文件服务器上的内容了。
和普通的OA或者一些企业门户产品只有一个网站作为载体不同,OpenShare构造的企业门户其实是一个按照清晰条理(树形结构)组成的由众多网站层次构成的企业门户层次体系,即有非凡的易用性,又有强大的功能。
门户层次站点的概念介绍
OpenShare完整的企业门户层次网站体系由企业门户层次网站(集团,公司级和部门级三级) + N层的子站点组成
集团,公司级和部门级三级的企业门户层次网站
集团级门户是最高级别,只有一个,并且安装之后就已经建好
公司级门户在集团级门户之下,有两种:公司门户用于公司本身;公司级专题门户对应公司级别的专题站点,比如公司10周年庆。
部门级门户在公司级门户之下,也有两种:部门门户用于部门;部门级专题门户对应部门级别的专题站点。
所有门户层次入口在主菜单里面都得到清晰的体现
集团,公司和部门三个级别的企业门户站点可以使用专门的“OpenShare企业门户”模板构建(当然也可以使用SharePoint原生的网站集模板),门户层次的物理构造对应的是SharePoint里面的网站集。
使用OpenShare企业门户模板构建的门户首页,其首页布局可以自由更改,没有限制,同时可以自由更换Theme(就是皮肤),OpenShare内置了4套Theme,用户自己也可以不受限制的定制自己特殊的Theme。
企业门户层次可供选择网站集模板功能众多,内置的模板有近20种,比如OpenShare企业门户,文档中心,记录中心,商业智能中心,电子数据展示中心,企业搜索中心,发布门户,工作组,博客,企业Wiki,项目网站,产品目录,社区网站,PowerPivot站点,社区门户,开发人员网站,基础搜索中心等等,除了内置的网站集模板之外,用户还可以自己定制模板,所以从理论上说,其功能上是无限的
N层的子站点:
集团,公司级,部门级的企业门户层次站点之下,都可以建立子站点,其物理构造对应的是SharePoint的站点(Site),子站点之下也可以建立子站点,就像目录下面建立子目录的概念一样,而且和子目录是N层的概念一样,子站点也是N层的。
子站点也是通过模板建立,和企业门户层次站点不同,子站点不能使用“OpenShare企业门户”模板,但可以使用其他的近20种内置模板(和上面提到的网站集模板类似),当然,用户也可以自行定制网站模板。
权限
无论是企业门户层次站点,还是子站点,都要设置权限,分管理员和用户,设置管理员的引申含义就是授权,比如集团管理员授权给员工A成为公司A的管理员,其实就意味着说:“员工A,公司A这个门户的运营你管了,你有全权啊,我不再管公司A的门户运营了,只有出现的问题的时候再来找我啊”
“网站管理员不需要是IT,其实最好不是IT,让业务用户自己做主”是个很重要的指导原则,OpenShare使用极其简单,任何人经过简单的摸索之后都可以使用,这样就使得 “我的地盘我做主”的概念得以实行,比如人事部站点就由人事部的人当管理员,销售部的站点就由销售部的人当管理员,自己部门的人最懂自己的业务,所以用起来自然就最得心应手,同时IT也减轻了负担
部署步骤
先构建门户层次和授权:
- 对集团管理员来说,建立所有公司级站点并设置管理员(然后公司级站点的运营就由那个人负责了)
- 然后对于公司级管理员来说,建立所有部门级站点并设置管理员(然后部门级站点的运营就由那个人负责了)
- 同理,然后再一层层建立子站点并设置相应的管理员
- 这样,整个门户层次体系就建立起来了,这样每个站点就既可以自治,同时总体又可以统筹管理
再配置门户层次主页(仅集团,公司级,部门级管理员执行,子站点管理员不必要做这步)
- 刚刚建好的门户层次主页是空白的
- 进行主页编辑(点顶条的设置按钮进入设置页面,然后点相应网站布局这列的URL),然后在编辑页面通过增加修改WebParts的方式配置主页,我们在优酷上有相关视频可以参考
- 主页配置好,就上线了
进一步建立内容和向下授权(文档库,联系人,日历,子站点。。。。。)
- 网站载体存在了之后,就是具体内容和具体功能了,OpenShare是在SharePoint上开发的,所以所有SharePoint的对象都可以用,种类非常多,内容也各不一样,所以完全看不同员工的需求,所以管理员需要进一步授权,把对象(文档库,联系人,子站点)的管理权或使用权给到终端用户
- 在页面下方深灰色Dock上,点击最左边的新建按钮,然后想建什么就建,建好之后就设置管理员,然后就可以完成了
- 在设置页面里面管理Banner,定制主菜单
- 在设置页面里面配置应用
运营阶段
整合,OpenShare是真正的企业门户,是真正的企业唯一入口,所以要充分发挥其整合优势
- 整合企业内所有应用,应用中心,在设置->应用中心里面录入应用信息,把企业所有应用都录入
- 整合企业内所有文档,文档中心,让员工上载文档,把员工硬盘上的文档都上传进门户,然后使用在线协同编辑文档功能
- 整合企业搜索,企业搜索中心,设置爬网,搜索企业内的全部信息
- 整合人,OpenShare默认给每个员工都建立了个人站点,这个个人站点还关联了企业微博,blog等功能,总之就是员工自己的地盘
- 整合流程,流程中心,OpenShare内置了OpenFlow,可以支持绝大多数的工作流引擎,不但支持,还可以整合引擎,切换引擎(流程的具体开发是定制开发的,要咨询光合信息)
- 整合数据,可以参考OpenShare大数据演示站点,充分使用PPS,PowerView,Excel Service等工具在OpenShare上做数据分析(数据的定制开发可以请光合信息帮忙)
- 整合其他各种内容,联系人,企业日历,资源(会议室,车辆,设备。。。)
- 整合AD,文件服务器
- 整合Exchange Server
- 整合Lync Server
- 整合Project Server
日常运营
- 整理AD里面的数据,尤其是“Manager”这个属性,因为这个属性的值都设置正确之后,企业的组织结构就形成了,可以在OpenShare,Outlook,Lync等各种应用里面看到组织结构
- 改版,更改Theme,更改布局,使得主页更漂亮(可以让光合信息帮你做新的Theme)
- 不同时期,发布不同的图片,以及企业信息
- 进一步分配权限(子站点,资源库,图片库,文档库,联系人等等各种对象)给员工,使得员工可以自行建设其需要的网站和资源,进行协作
- 在不同特定时期,上线不同的专题网站,比如签下特别的大订单,节日,公司特别的计划。。。
协作,OpenShare是真正的协作型门户,和其他的大都以员工看为主的企业门户产品完全不同,有大量的功能是鼓励员工协作的,所以要充分发挥其协作优势
- 鼓励员工经营其个人站点,鼓励员工用企业微博,wiki,blog等进行协作
- 鼓励所有员工,以不同形式,在各自的站点上协作,比如共同写方案,共同编辑销售Pipeline。。。其实SharePoint上Web版的Office是相当好用的,大多数功能都能在页面里面完成,关键是可以协同编辑文档,而且还免费
如下事情你完全可以自己做,但也许没必要自己做,可以请专业的光合信息帮忙
- 定制企业需要的Theme
- SharePoint的升级(OpenShare只支持SharePoint 2013及以上版本)以及数据迁移
- 具体审批流程的定制开发(无论您企业的工作流引擎是什么,OpenFlow都可以支持)
- 基于OpenShare的定制开发,比如特殊的任务管理,会议室管理
- 用多租户模式在企业内部署OpenShare以构造私有云
- 整合Office365与OpenShare以构造混合云
- 和Exchange Server,Lync Server, Project Server整合,或者梳理企业内部的AD
- 上线光合信息开发的LyncShell,LyncBiz等软件,并和OpenShare整合
- OpenShare,SharePoint的培训
- OpenShare,SharePoint的维护与技术支持
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