ERP的基础管理－物料编码

在企业ERP系统中，物料编码管理是所有数据的基础，可以这样说：“没有物料编码就没有ERP”。实际上物料编码对于制造类企业供应链管理作用不可说不巨大，影响不可谓不深远，甚至我们在考虑优化系统的时候都会有从物流编码上做文章的冲动！然而，到现在大多数的人还是依据手工方式进行编码，大多数系统还是依赖手工输入获取物料编码，其中不乏所谓的、丰富经验的“ERP专家”。
物料编码的作用
物料编码用代码来标识物料，相当于我们的身份证号码，每个物料在系统内对应一个唯一的代码。在物料繁多的企业内，物料代码非常重要，在ERP系统中，物料代码是系统运作的基础，是物料众多属性中的主键。
物料编码可以增进物料资料的准确性和提升管理水平。物料编码、物料品名、物料规格、料货类别、库存单位、虚项标志、物料状态等是物料管理中最关键的资料，用户建立这些资料时应非常认真、仔细做到非常完整、完全准确。物料的领用、发放、请购、跟催、盘点、储存、保管、记账等一切物料管理事务性的工作均通过物料编码来查核，避免物料名称的混乱，提高物料管理效率与准确度。
物料编码有利于ERP系统的管理。系统检索、分析、查询、计算等操作都是基于物料编码来进行的，一个准确、惟一、科学的物料编码对于系统处理能力的意义不异于提升CPU的主频。
物料编码有利于物料存量的控制，防止呆滞废料，提高物料活动的工作效率，从而减少资金的积压，降低成本。对物料进出进行追踪，物料记录实时准确，物料储存保管有序，还可以减少甚至防止各种物料舞弊事件的发生。
手工编码的陷阱
纯粹的经验往往就是陷阱，许多公司认为他们需要一套有意义的编码系统，这往往在具体的业务部门如物流、库管、采购等部门，很多人坚持手工业务状态下的老习惯，但是实际上的意义是很有限的。传统的物料代码都是采用有意义的编码方法，这种做法至今很普遍，教训也是深刻的。简单的讲就是用形式上便于记忆的字母（或加上数字）来进行编码，比如：五金35#，就编成WJ35；PP膜(610mm*0.20mm*178M)，就编成PP61020178，较常出现的是不得不在标识顺序位前补零的操作。
“一旦在业务规则有变更时，势必引起不可逆转的严重后果”，博科资讯顾问表示，“以我的从业经验，所知的公司或工厂少有不是这样编码的。比如之前企业用的编码规则是‘大类（2）＋中类（4）＋规格（6）’，有一天发现这样编码不合适，需要改成‘大类（3）＋中类（4）＋小类（4）＋流水号（3）’，这时候会怎样？后脑壳都知道。”
当然，如果物料代码不是太多，有意义的物料代码的确可以帮助记忆。而事实上一个制造类工厂，尤其是高科技电子制造类的，物料数量，原料加零件加组件及许许多多的半成品和成品，动辄数千件，上万件，甚至几十万。如此多的料件即使赋予很精确的意义，也常常需要一张巨长无比的对照表来核对，针对这些有特定意义的物料代码做译码用。由此其价值和意义变得十分有限，甚至一点也不切实际。
产品生命周期倾向短暂，新产品层出不穷，有意义的物料编码往往不再适用。物料的各个属性之间在含义描述上会形成盘根错节的关联，导致属性之间的关联度太高，若想要修订，牵一发而动全身，让管理和维护者瞻前顾后，无所适从。
ERP上线的危机
如果说信息化是一个必然的趋势，ERP绝对代表一种潮流。在ERP概念满天飞的环境下，许多公司为了出成果，招揽了一批仅懂得一点程序编码，对企业业务流程一窍不通的程序员，编写出了不合企业规则的四不像程序，凭借销售人员三寸不烂之舌，借以一些企业的盲目跟风，“成功”地登录这个市场。
实施方缺乏经验人员是ERP上线危机的端倪。拥有丰富经验的实施人员，即使在产品本身设计上有缺陷，也可以引导企业管理向正确的方向发展，减少不可逆转错误之发生。在编码规则的应用上，应当避免延续企业旧有手工形式的编码方式，而采取适合计算器管理与查询的先进编码方式。
企业自身没有既精通企业管理，又懂ERP理论的高层管理人员。有很多中小型企业为了节约资金，应用之前的硬件维护人员来跟进ERP系统的实施，这样的情形，如果在软件开发商派有丰富经验的实施人员情况下，可能还察觉不到多大的严重性，但如果刚好开发商派来的也是个初出茅庐的新手，结果可想而知。
不妨设想一个系统实施期解决物料编码规则的场景：
实施方（甲）：请问一下你们工厂目前的物料编码规则是怎样的？
企业方（乙）：这个，等我看一下，我们现在的规则是：大类（2位字母）＋中类（4位字母）＋规格（6位）。
甲：那么，每一位是否都有意义呢？
乙：是的，大类代表…，中类代表…，规格代表…，这样简单易记，他们（指其它相关人员）一看就知道这个编号代码什么。
甲：那，现在我们用ERP的话，你们这样编码可能会不合适的…
乙：有什么不合适，又简单，又好记，他们现在都用得很好呀！（这小子，怎么一来就说我们的编码规则不好）
甲：这个…（不知对方深浅，可不能轻易得罪），那好吧，我们先这样进行编码，你通知一下物料编码人员，尽快把物料编码输入ERP…
乙：这好办，我马上请他们去做
甲：那我们再谈一下其它的问题…
系统实施到了不可不为这个企业担忧的时候了，企业的前途可能就毁在这两个人的手里！当然，影响编码原则的因素还有很多，但归根结底就是由于对ERP编码原则的认识不清所至。