[读书笔记] 你早该这么玩Excel

《你早该这么玩Excel》只教你做两件事：如何设计一张“天下第一表”，你会恍然大悟，以前遇到的种种麻烦是因为做错了表格；如何一分钟“变”出N张表，你会明白表格是“变”出来的，不是“做”出来的。

建议不管是不是 excel 的表哥、表姐，都通读一下。这本书不是堆砌一些 excel 函数和技巧，而是一种让你读完后有一种“顿悟”的感觉。

相信不管是谁，读完之后，都会对“三表概念”影响深刻。所谓的“三表”就是：

• 配置表
• 源数据表
• 分类汇总表（数据透视表）

你看，是不是和我们做一个系统很类似？有配置（配置表）、有输入（源数据表）、有输出（分类汇总表）。所以说，每次用 excel 完成一个任务，其实就是在创建一个系统。

配置表

将一些不变、通用的数据放在这个表中

源数据表

需要我们手动输入的一些源数据，该表中的数据怎么认真、仔细都不过分。正确的源数据表应该满足以下条件

• 一维数据
• 一个标题行
• 字段分类清晰
• 数据属性完整
• 数据连续
• 无合并单元格
• 无合计行
• 无分隔行/列
• 数据区域中无空白单元格
• 单元格内容禁用短语或句子

分类汇总表（数据透视表）

通过源数据表+excel数据透视功能自动变出来，不需要手动创建。对于分类汇总表，也是有一些建议：

• “躺着”不如“站着”（汇总表不要太宽）
  • 分类多的字段，应该尽量作为行字段
• 按“天”汇总要不得
• 不要超过两个列字段
  • 超过两个，就不容易理解数据的意义了
• 汇总跟着文字走
  • 求：不同企业成立月份、不同省份在不同营业状态下的年末从业人员数总和。
  • 解：
    • 一级行字段：企业成立时间
    • 二级行字段：所在省份
    • 一级列字段：营业状态
    • 数据项字段：年末从业人员数
    • 汇总方式：求和
• 字段主次要分明
  • 行字段和列字段没有主次关系，不会影响汇总表的关注焦点。但是行字段之间却又非常明显的主次关系。

所以总体来说，我们做的表主要分为两种，一种是数据明细表，称为“数据源表”，另一种是统计表，称为“分类汇总表”。数据源表需要认真、仔细并用正确的方法做，而后者不用做，因为它们是变出来的。

下面是文中穿插的一些常用的技巧：

• Excel小技巧
• 行列移动
  • 选中待调整列，将光标移至该列左右任意一侧边缘，呈小手状；
  • 按住Shift建不放，拖动鼠标至待插入位置，松开鼠标即可。（松开鼠标之前，不能先放开Shift按键）
• 巧妙删除空白
  • 复制所有数据；
  • 在粘贴处，右键选择“选择性粘贴”，勾选“转置”并确定个；
  • 在任意列筛“空白”并删除所有空白行；
  • 再次使用数据“转置”完成
• 单元格一键批量录入
  • 选定多个单元格；
  • 放开鼠标，直接敲键盘输入内容；
  • 压住Ctrl按Enter。
• 分列
  • 在Excel中，运用“数据”->“分列”功能，可以将单元格内容“切开”。Excel提供两种“切”法：按分隔符号或者按固定宽度。
• 合并
  • "&"是Excel中的特殊运算符，代表“合并”，即“拼接”多个单元格的数据内容。参考公式为：=B2&C2&D2&E2。（??内容如何添加其他字符）
• 条件格式
  • 选中数据，调用“格式”菜单里的“条件格式”命令。
  • 设置条件为单元格数值小于60；
  • 设置格式为红色单元格底纹，点“确定”
• 快速输入时间
  • Ctrl+; -> 日期
  • Ctrl+Shift+; -> 时间