你早该这么玩Excel 读书笔记

1. 1. Excel用来分析数据，至少要有一份原始数据和对于的分类汇总数据，这两种数据在一项任务中，应该是存放在同一个Excel文档中的，在书籍中，把他们叫做源数据表和分类汇总表。用户输入源数据表，根据相关的业务需求，利用Excel自动生成分类汇总表。本书中，时刻强调，只需要做一张源数据表，汇总表是自动生成的。把数据录入和数据处理结果分开，在软件开发中，这叫做隔离变化，反正是求和嘛，我只需要给出原始数据和求和数据之间的关系，新添数据后，新的求和数据自动产生。
2. 源数据表的数据完整性和连贯性，会直接影响到数据分析的过程和结果，对一张 源数据表， 进行筛选、排序、函数引用和自动汇总。
3. 2. 在Excel中，连续数据区域的首行为标题行，标题行代表每列数据的属性，是筛选和排序字段的依据。
4. 标题是为了让阅读该表的人知道，这是一张什么表，除此之外不具备任何功能，不要用标题占据工作表首行，要把标题写在工作表中，一个Excel默认打开一个工作簿，一个工作簿中有三个工作表，分为Sheet1，Sheet2和Sheet3.
5. 3. 当在数据区域中进行行列移动时，采用如下的方法：
6. 将J列和L列的数据互换
7. 先选中某一行，让鼠标放在选中框边沿，呈现十字架样式，然后按住Shift键，拖动鼠标将其放在应该放置的位置，拖动完毕后，再松开Shift键。这样，就快捷的在众多行中移动数据。

4. 在接收到别人提供的关键数据时，又需要自己做进一步的处理，在处理之前，一定要实现另存一份原始表格，在副本上进行分析处理，这既能保护数据安全，也体现出对别人劳动成果的尊重。

5. 同一种属性的数据，都应该记录在同一列。明细数据必须有一条，记录一条。

6. Ctrl键有复制的功能，Enter代表单元格录入完毕，他们两个组合起来，就是将录入完毕的数据同时复制到所选定的单元格。Ctrl+Enter，可以同时往多个分散的单元格输入相同的数据。

第一步：先用Ctrl选中多个单元格，可以在一起，也可以分散

第二步：松开Ctrl，直接输入想要的内容

第三部：先按住Ctrl，在按下Enter，就可以得到想要的效果。

7. 合并单元格严重破坏了数据结构，与其合并单元格，还不如扩大单元格的大小。我之前在做Excel中，经常看着单元格太小了，就合并单元格，虽说没有数据统计的需求，但是为了专业，以后要改掉这个坏习惯。

合并及居中，在制作用于打印的表格(如招聘表、调岗申请表、签到表等)，很有用处。在制作源数据表时，要禁止使用，它会破坏源数据表中的格式，不便于函数处理。

8. 数据填充，数值部分如果没有数据的话，要统一填写0值，文本部分的空白单元，需要天上统一的标识空白的文本数据，这样方便后期使用公式来统计。使用第六步的 一键批量录入功能。

9. 将中文数字转变为大写的数字，

此方法只适用于转换整数数值，小数部分无法按照中文逻辑正确转换。

10.  Excel作为专业的数据处理软件，看中是数据属性，而非文字描述。属性这个特征，1就是1,2就是2，是构成信息的最小单位，例如填写物流地址，需要剥离出不同的属性，分列记录，如四川省成都市青羊区XX路XX楼XXX号，在Excel中，应该划分为更细粒度的属性，变成：四川省、成都市、青羊区、XX路XX楼，根据这四个属性，才能掌握省、市、区的配送情况。

11. 单元格切分，Excel提供两种切分方法：按分隔符号或者按照固定宽度。功能入口是 数据-->分列 功能。

按分隔符号来“切”，需要单元格内容有相同的分隔符号

按固定宽度来“切”，对单元格的文本长度有要求。

例如： ，分析此内容，符合414N，即4个中文汉字+1个数字+4个中文汉字+N个数字，可以按照固定宽度进行切分，切分的操作很简单，就不贴出来了。

既然可以切分，那也可以合并，合并用到的符号为 & , 在需要合并的单元格里面，输入 = B2&C2&D2&E2 就可以完成对应单元格的合并。

12. 做好分类汇总表

不要使用Excel自带的分类汇总表，它不能满足用户自定义的需求。在源数据表中，不需要做任何汇总动作，

Excel默认新建生产的空白工作铺，默认有三张工作表，这三张表各有各的作用的，第一张是源数据表，其他两张是配置参数和分类汇总报表。配置参数指的是后台数据，不需要经常操作，源数据时通过手动录入的业务明细数据，汇总表报是系统自动生成的。

以银行的信用卡系统为例子，客户申请信用卡时填写的资料是配置参数，一旦填写，后期改动的可能性很小。客户每次刷卡消费的明细是原始数据，月底收到的信用卡账单是汇总报表。分类三分，清楚明白。

再以电信话费系统为例子，客户申请电话卡时填写的身份信息是配置参数，客户的通话明细是源数据，话费账单是汇总报表。

做Excel，就是做一张源数据表，和”变“N张分类汇总表。

12.1 参数表里面的数据，可以供源数据表和分类汇总表调用，属于基础数据，通常为表示数据匹配关系或者某属性明细。以办公用品为例子，可以作为参数的有：各部门名称，办公用品种类和对于的单月，月份列表等。

12.2 源数据表

为了限定单元格的录入内容，结合数据有效性和定义名称进行设置，在源数据表里面用选择的方式录入指定内容。Excel中一切与数据录入相关的工作，都要在源数据表中进行。

对任何数据表格的处理，要明确三张表，首先，确定数据身份，据此判断他们分别属于哪张工作表，然后设计分类汇总表样式，最后设计数据关联，根据参数表和源数据表自动获得分类汇总结果。

13. 条件格式

条件格式是指，当单元格满足某种或者某几种条件时，显示为设定的单元格格式，其天剑可以是公式、文本、数值、

条件格式是一种格式，不能用Ctrl+C来复制，而是用格式刷进行复制

条件格式的优先级大于普通格式，当单元格满足条件时，设定的格式将覆盖原有的普通格式。

14. 为了统一管理产品分类，描述一个产品最好用代码而非文字。例如：“无缝钢管A型优质”这样的文字描述，可以转化为WFGG-A-A：WFGG代表无缝钢管，A代表A型，另一个A代表优质。这种代号叫做物料代号，是物料的唯一识别码。对于电子产品来说，它叫S/N码，

15. 利用Excel的三张表来解决问题的思路

首先，明确做这件事只需要三张工作表，其次，确定数据身份，据此判定它们分别属于哪张工作表，然后，设计分类汇总表样式，最后，设置数据关联，根据参数和源数据自动获得分类汇总结果。

以电器卖场为例子，采购部每个月需要从各地供应商处进货，需要详细记录进货明细，并定期进行分析。分析的角度有很多，比如按照进货周期分析从各地进货的数量，按供应商级别分类同类家电进货数量的比例等。先以最简单的进货总量分析，来看这张采购表该如何设计：

确定数据身份：采购资料库里面所有供应商以及所供应商品的详细信息，一般不会轻易变动，所以要依此作为参数。

源数据表中的数据，来源于每一次的采购动作，字段和记录顺序应该为：                     

在制作汇总表时，分类多的字段，应该尽量作为行字段，分类少的字段，才可以作为列字段，这样比较有利于在一个页面上显示更多的内容。

管理知识再多又有何用？没有数据，就什么也干不了。

16. 数据透视表

数据透视表，就是帮助我们看透数据背后的意义，洞悉管理的真相。

具体的详细操作需要结合具体实例来理解。

已经做好的数据透视表集成了原始数据，通过数据透视表得到的汇总表走到哪里，这些源数据就跟在哪里，要注意保密措施。

未经处理的通过透视表生产的汇总表，切不可以随意传播！！！

17. 日期的输入

常见的有 两种， 减号型 以“-”为分隔符号录入的日期，如2014-12-11

正斜杠型，以“/”为分隔符号录入的日期， 如2014/12/11

Ctrl+”;”: 快速输入当前日期

Ctrl+Shift+“；”：快速输入当前时间

18. 书目作者这么多年的Excel经验上，Excel中最重要的是制表规范和思路，具体技巧还在其次。这和软件开发类似，同样的问题，可以用不同的代码去编写解决方案，团队作战，要的是编码规范和注释风格，具体的高深的技巧是其次，重点写出清晰易懂、便于后期维护的代码。

设计一张Excel表的字段，其实最全面的反映了设计者的工作经验和智慧，对相关业务流程的熟悉程度决定着设计表格的匹配度。

在数据管理中，中文识别是有缺陷的，为特定数据发放身份号码是非常有必要的。

19. 快速选中含有数据的列单元格

Ctrl+Shift+上下箭头 即可

20. 表格使用者的主要任务是录入数据，他们的工作是重复、繁琐、细致的，面对大量的数据录入，再认证的人也难免会出错，长时间盯着一模一样的单元格，很容易造成用眼疲劳，影响工作品质和效率，使用者的心情。要保证录入的安全，有两层意思，一是单元格的数据录入安全，二是工作表的数据录入安全。

Excel中有一个功能，专治单元格录入不规范，这叫做数据有效性。只有当单元格内容满足预设条件时，才能录入成功，否则报错。

21. Excel快捷键使用， 调用一级菜单使用Alt，调用二级功能，选择对于字母，依次选择对于的字母就可开启对于的功能。

22. 从庞大的源数据中挑出数据，复制，粘贴，然后组成新的数据表，这一切，只要拥有vlookup就能够彻底解决。

vlookup属于查找与引用函数，它的作用是： 查找某单元格数据在源数据库中是否存在，如果存在，则返回源数据库中同行指定列的单元格内容；如果不存在，则返回N/A。

Vlookup有四个参数，分别是 用什么找？去哪里找？找到了返回第几个值？精确找还是模糊找？

使用vlookup函数来进行匹配，待匹配的字段必须在数据区域的首列，这是vlookup函数的规定。

使用方法： 在空的单元格中，输入“=vlookup”，然后按下Ctrl+A，就可以打开Vlookup的参数面板。

23. 文本大小，对于数据明细来说，10号字体比默认的12号字体更精致，文本在垂直方向居中对齐

字体，中文用宋体，英文用Arial或者Times New Roman，

突出标题行-设置标题行的单元格填充色

24 自动更正选项，Excel中的此项功能原本是用来更正常见的录入错误，比如输入soudn，Excel会自动将其更正为sound，为什么呢？因为Excel的数据库里面存放着对比文本，按照这个思路，如果我们自定义对比文本，岂不是可以用短文本来代替长文本的呢？  

在里面添加自己需要的缩写，

在单元格中，输入abc按回车，就显示为替换的文本了。

建议： 替换文本最好使用三个英文字母的组合，这样，既可以有多重变化，又容易记忆，不会和正常的文本冲突。建议将替换表打印出来，便于快速输入。

在Excel中配置好后，在Word和PPT里面同样可以使用，输入abc，按下回车，就将abc替换为自己需要的字符了。

25.

工作中最常用的有三种图表。

饼图，对比份额、分布等信息，能够直观的通过扇形大小来说明比例关系，而不是强调数值本身，二维正面紧凑图就够。

柱形图，比较数值时使用，它既关注多个数值间的大小关系，也关注单个数值本身，需要注意的一点是，参加对比的数值，需要有可比性才行。简单直观就好，二维效果就足够。

折线图，关注数值的变化趋势，用来翻译多个时期的数据变化，在数据小于6个的时候，用柱形图的表现力会更好，数值越多，折线图越能体现出变化的规律。

26. 如果需要将Excel中的图标粘贴到Word中去，同时保持两个图表的同步改变，如果执行选择性粘贴中的

这样，在Excel中修改数据后，改变会立刻同步到Word中去，粘贴到PPT中的也一样，这里的话，存在安全隐患。

关闭掉源Excel文档，右键点击图标，选中编辑数据，会立刻打开Excel源文件（如果源文件没有移动的话）

这里面，就要选择粘贴为链接。千万不要选择粘贴为图表对象。

27. 我们在工作中难免要和其他部门、其他公司的人打交道，也许是报表传递，也许是数据分享，珍惜每一次与他人沟通的机会，通过它来展现自己良好的职业素养和审美品位。人与人之间的印象是一点一滴积累起来的，尤其是好的印象，需要长时间的积累才能形成，但得来不易的好形象，却可以在一瞬间崩塌。

让优秀成为一种习惯。在工作中，用心的人，都有对工作深刻理解和堵到感悟，这些经验，与其口口相传，不如记录在案。在整理、记录的同时，更好的认识自己。

分享是一种美德，也是人与人之间最好的沟通方式。如果失去了分享的精神，连龙门阵都没的摆，与人聊天的过程本身，就是分享信息的过程。

职场感悟：以诚待人，待人真诚勿算计，真诚的人往往能散发出很强的亲和力，带给他人信任感，并由此获得更多的机会，一个人是否真诚和智力水平无关，也就不所谓你必须足够聪明，才能让别人感觉到你的真诚。

做任何事情，都要有反馈，其中，工作进度的反馈尤为重要。反馈是指，被安排工作者向工作安排者主动汇报情况，在职场中，主动是很好的个人素质，主动的人，永远占尽先机，而被动的人永远错事良机。

一件事情吩咐下来后，我们应该主动向老板汇报进度，汇报的内容无非两点，一是能够按原计划完成，如果不能，是由什么原因造成的，预计推迟多久，二是，遇到了什么困难，需要什么帮助。至于已经解决的问题，或者取得的成就，在汇报进度的时候，不用交代。主动汇报进度，给老板方便，就是给自己方便。

除了及时汇报工作进度，还要注意按时完成工作任务，虽说工作有不可控因素，但还是要尽量按时完成，这能体现出你的工作能力和计划性。

企业管理知识懂的再多又有何用，没有数据，拿什么来决策？