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快速输入固定文字

有一些固定的词组,输入 1 个、2 个,貌似没什么,但是输入 100 个、1000 个 工作量蹭蹭蹭地上去了。

比如,输入性别:男 / 女

如果,输入 1 自动变成男,输入 0 自动变成女,是不是轻松很多?

怎么实现?只要简单 3 步:

❶ 选中性别列

❷ 【Ctrl + 1】打开单元格格式窗口,

❸ 点击自定义,输入: [=1]"男";[=0]"女";

注:除汉字外,标点符号为英文状态符号

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杜绝输错数据

手机号码 11 个数,一个都不能少,一个都不能多;

省份、部门等分类信息有统一规定的名字,一个都不能错;

否则,BOSS 找你时,就出大事了!加班修改改到手软!

那......能不能从源头解决问题呢?录入数据时杜绝出错。

有!数据验证,下面是 2 个最最典型的用法,立马收藏!

❶ 限制文本长度

打开【数据验证窗口】,在【允许】选择【文本长度】,输入对应的号码长度,点击【确定】。

当不小心输入错误文本长度,Excel 自动会提醒输入错误,禁止输入。

❷ 制作下拉列表

打开【数据验证窗口】,在【允许】选择【序列】,选择准备好的辅助列,点击【确定】。

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脱离鼠标连续输入

输好数据,花费 1 秒,用鼠标点击下一单元格,再进行输入。

假设有 100 个单元格,手在鼠标和键盘间来回切换显得非常麻烦。

表界老司机表示根本不需要鼠标,用两个快捷键立马提速:【Tab 】和【Enter】。

【Tab 】负责向右移动,【Enter】负责向下移动。

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批量填充内容

选定区域,【Ctrl + Enter】,1 秒填充一片区域,如果填错了,直接按【F2】修改,再一次【Ctrl + Enter】填充。

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单元格格式

很多职场小伙伴在录入数据时,饱受单元格格式问题的折磨,特别是身份证,银行卡号,学号等长数值型文本。

当输入长数字文本,如果没有文字,Excel 则判断为数值,超过 12 位数数值默认以科学计数法显示,而且后面的位数会变成「0」。

了解原因,我们对症下药,需要数值以文本显示,那就设置单元格格式为「文本格式」。

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